43. évfolyam (1996) 1. szám

Hogyan járul hozzá a könyvtár a fenntartó vállalat eredményességéhez?

Sándori Zsuzsanna – Vajda Katalin
Richter Gedeon Vegyészeti Gyár Rt.

A Magyar Könyvtárosok Egyesülete 1995. augusztus 9-12. között Egerben tartotta XXVII. vándorgyűlését "A könyvtár és gazdája" címmel. Az alábbi előadás a műszaki könyvtárosok szekcióülésén hangzott el. Az előadók arról igyekeztek meggyőzni a hallgatóságot, hogy az első magyar gyógyszergyár könyvtára nem azért virágzik, mert a gyógyszeriparnak "erre is futja", hanem mert a könyvtár szolgáltatásai nélkülözhetetlenek a fenntartó számára.

A Richter Gedeon Vegyészeti Gyár Rt. (korábban Kőbányai Gyógyszerárugyár) Magyarország legnagyobb és legrégebbi gyógyszergyára. 1901-ben Richter Gedeon alapította, aki maga is kiváló gyógyszerész volt, újat kereső, az emberek életét megkönnyíteni igyekvő, a világ felé nyitott gondolkodású ember. Már a korai időktől jellemző volt a gyárra az új, eredeti készítmények kutatása, fejlesztése. A gyár szerteágazó kereskedelmi és üzleti kapcsolatain kívül az itt dolgozó kutatókat is sok szál fűzte a világ gyógyszerkutatásához.

Ilyen hagyományokkal természetes, hogy a kutató-fejlesztő tevékenység, az innovatív szellem ma is hajtóereje a gyárban folyó munkának. Olyan originális, azaz eredeti készítmények fűződnek a Richter Rt. nevéhez, mint például a Cavinton, a Mydeton, de a reprodukciós és generikus készítményekben megtestesülő vegyészi, gyógyszerészi, analitikai és minőségbiztosítási, gyártási szakértelmet és kultúrát is elismeri a hazai és a nemzetközi piac.

Ma, amikor a világon átlagosan 200-300 millió dollárra teszik egy eredeti gyógyszer kifejlesztésének költségeit, amikor a fejlesztés időtartama 10-15 év, és egy új gyógyszer piacra kerülése sok-sok ember összehangolt és megfeszített munkájának eredménye, természetes, hogy a korszerű, naprakész, azonnal hozzáférhető információ szerepe felértékelődött.

Minden vállalkozás célja a maximális profit, ebbe az irányba kell hatnia az összes részegység működésének is. Kérdés, hogy a műszaki könyvtár képes-e hozzájárulni a vállalkozás eredményes működéséhez; mérhető-e egyáltalán valamiféle objektív eszközzel a műszaki könyvtárra költött pénz hasznosulása? Nem könnyű kérdések ezek, igazán pontos válasz talán nincs is. De egy adat elgondolkodtató: egyik új, éppen hogy piacra került gyógyszerünk háromhavi árbevétele körülbelül megegyezett azzal az összeggel, amit az adott évben társaságunk szakkönyvekre, folyóiratokra, CD-adatbázisokra fordított. A fejlesztésben minden hónap késlekedés ekkora árbevételtől fosztja meg a vállalatot (nem is szólva a konkurens készítményekről, amelyek késlekedésünket kihasználva, egy későbbi, megerősödött piaci pozícióban már akár meg is akadályozhatják az újabb gyógyszer sikeres bevezetését).

A naprakész, gyorsan hozzáférhető információ a kutatás és fejlesztés valamennyi fázisában elengedhetetlen: kémiai, farmakológiai, orvosi, toxikológiai, gyógyszerészeti, szabadalmi és piaci információk tömege szükséges a kitűzött célok megvalósításához. A Richter Rt.-ben az információ közvetítője elsődlegesen a műszaki könyvtár. Szervezetileg közvetlenül a kutatás-fejlesztés legfelsőbb szintje alá tartozik, de tevékenysége kiterjed a vállalat teljes egészére: az üzemekben dolgozó mérnökök, a kereskedők, a marketingszakemberek, az orvoslátogatók, a számviteli és pénzügyi területen dolgozók is gyakran - és egyre gyakrabban - veszik igénybe a könyvtári szolgáltatásokat.

A fenntartó a szó nemes értelmében vett szolgáltató tevékenységet, a vállalati kultúrát is fejlesztő hozzáállást vár el műszaki könyvtárától. Elvárja, hogy szolgáltatásaival teljesítse az alábbi feladatokat:

  • az információ iránti igény gyors, pontos, teljes körű és gazdaságos kielégítése;
  • adatgyűjtés és -feldolgozás;
  • az új vagy új formájú információforrások felkutatása, kiválasztása, bevezetése;
  • az információhordozó eszközök használatának közvetítése.

Milyen feltételeket nyújt a fenntartó mindezekhez? Egyrészt a mindennapi működés feltételeiről, másrészt a folyamatos fejlődés forrásairól kell szólnunk. A tárgyi és személyi feltételek biztosítása eleve egy jól meghatározott összeget igényel. A folyóiratok, könyvek, CD-ROM adatbázisok állományának bővülését a könyvtár az olvasók aktív közreműködésével tervezi meg. A tervek és a lehetőségek mérlegelésével alakul ki a következő év költségkerete, amellyel a könyvtár vezetője gazdálkodik. A könyvtári tárgyi eszközök fejlesztése mindig kiemelt szerepet kap a kutatás-fejlesztés eszközállományának bővítését szolgáló keret felosztásakor. Ez a gyakorlat tükrözi a Richter Rt. vezetőinek meggyőződését, miszerint: korszerű, jól felszerelt, képzett és elkötelezett emberekkel működő műszaki könyvtár nélkül manapság nem lehet gyógyszerkutatást és -fejlesztést végezni.

A Richter Rt. szakkönyvtárában 11-en dolgozunk. A könyvállomány 20 ezer, a folyóirat-állomány 14 ezer kötetnyi. Két külön részlegben, a vegyész, illetve a farmakológus kutatók épületében összesen 350 négyzetmétert mondhatunk magunkénak. A méreteket és állományainkat tekintve tehát közepes könyvtárról van szó, a bőség a szolgáltatásainkban nyilvánul meg.

Lássuk, hogyan válaszol könyvtárunk az imént felsorolt fenntartói elvárásokra.

Az információ iránti igény gyors, pontos, teljes körű és gazdaságos kielégítése

Kezdjük a felmerülő információigények kielégítésének leghétköznapibb módjával, a könyvek és folyóiratok beszerzésével. Vállalatunknál a könyv-és folyóirat-beszerzés csak a könyvtáron keresztül történhet. Ennek tiszteletben tartásáról a pénzügyi és a számviteli osztály gondoskodik azáltal, hogy a könyv- és folyóiratszámlákon ellenőrzi a könyvtári bélyegző és a könyvtárvezetői aláírás meglétét. így minden könyvben pecsét jelzi, hogy a kötet vállalati tulajdon. Az összes könyv és folyóirat bekerül katalógusainkba, ezáltal bárki tudomást szerezhet róluk, és nő a kihasználtságuk. Előfordul természetesen, hogy olvasóink maguk akarják megvenni a kiszemelt újságot vagy kötetet. Ha ezt elleneznénk, csak lassítanánk a beszerzést, és a könyvtár megkerülésére ösztönöznénk őket. Ehelyett csupán előzetes bejelentést kérünk, azt is csak a könyvtári költségvetést terhelő, maradandó értéket jelentő művek esetében. Ilyenkor ellenőrizzük, hogy indokolt-e a tervezett vásárlás (nincs-e kiadható példányunk, nincs-e már megrendelve a szóban forgó anyag). A három éven belül elavuló művek a megrendelő költséghelyét terhelik, nem a könyvtárét. Ezek beszerzéséhez tehát nem a könyvtárvezető, hanem az illetékes költséghelygazda engedélye szükséges. Ilyen esetben elegendő a már megvásárolt kiadványokkal jelentkezni a könyvtárban bevételezés és a számla igazolása céljából.

Nem a gyorsan avuló kiadvány az egyetlen olyan kategória, aminek beszerzési költségét áthárítjuk a megrendelő egységre. Vállalatunknál szigorú költséggazdálkodás folyik, az egyes költséghelyek (gazdasági egységek) költségkeretének tiszteletben tartásáért a költséghelygazdák felelnek. A könyvtári szolgáltatások "kiterhelésének" gyakorlatát a fordításokkal kezdtük közel tíz évvel ezelőtt. Méltatlannak éreztük ugyanis, hogy az egész olvasóközönséget ellátni hivatott költségkeretünk jelentős részét elrabolja néhány részleg szerényebb nyelvtudása. A három éven belül elavuló könyvek: a számítógép mellett használatos kötetek, a jogszabálygyűjtemények, a cég- és árukatalógusok költségeinek áthárítását a célszerűség diktálta. Ezek a kiadványok mindennapos használatra szólnak, másik olvasónak kikölcsönözni, akinek ugyancsak nap mint nap szüksége lenne rá, gyakorlatilag lehetetlen. Meddő vitáknak vetettünk véget akkor, amikor bevezettük a hazai lapok árának kiterhelését. Nem kellett többé szembeállítani egymással olyan - egyébként össze nem vethető - igényeket, mint a kutatók külföldi szaklapigényei, és más egységek napilaprendelései. A hazai lapok előfizetése a költséghelygazdák felelőssége lett, a könyvtár csupán végrehajtja a rendeléseket. Ez a lépés a könyvtári költségvetés számára nagy könnyebbséget jelentett, ugyanakkor az egyes költséghelyeket egyáltalán nem terhelte meg túlzottan. A népszerű online irodalomkutatások költségeit tavaly kezdtük kiterhelni. Ekkor már - 14 évi sikersorozat után - nem kellett attól félnünk, hogy kihasználatlan marad ez a rendkívül hatékony irodalmazási lehetőség.

A költségek áthárítása a megrendelő egységekre minden esetben átgondoltabbá tette a rendeléseket, és így a vállalat egésze számára gazdaságosnak bizonyult. Másfelől viszont a gazdaságosság szempontja diktálja azt is, hogy olyan apró tételeket, mint a cikkmásolatok árai, ne terheljünk ki. A kiterhelésekről negyedévente tájékoztatást küldünk a költséghelygazdáknak. A tájékoztatás a könyvtári számlanyilvántartáson alapul, amit könyv- és kölcsönzés-nyilvántartásunk saját fejlesztésű szoftvere működtet. A negyedévenkénti tájékoztatás ténye miatt engedhetjük meg magunknak, hogy például a számítógépes kézikönyvet vásárló olvasónak egyszerűen elhiggyük, hogy főnöke, a költséghelygazda jóváhagyta a vásárlást. Az olvasó is tudja, hogy a kiterhelésről szóló kimutatás elkerül a feletteséhez. Ha aláírást, levelet kérnénk, azzal éppen a beszerzés leggyorsabb módját, a készpénzes vásárlást lassítanánk le.

A gazdaságosság és a gyorsaság szempontjából egyaránt előnyös, hogy állományunk túlnyomó része szabadpolcon van elhelyezve, az olvasók még a raktárnak nevezett helyiségeket is önállóan használhatják. Az akadálytalan hozzáférés növeli az állomány használatát, anélkül, hogy többletmunkát okozna a könyvtárosoknak. Olvasótermeinkben önkiszolgáló másológépeket állítottunk fel. Ezzel megszűntek az indokolatlan másolatkérések, és a korábban másolással foglalkozó könyvtári dolgozó felszabaduló idejében más, magasabb színvonalú munkát végezhet.

A számítógépes irodalomkutatás mindennapossá válását nemcsak a gazdaságosság és a gyorsaság, hanem a pontosságra és a teljeskörűségre törekvés is diktálta. A külföldi online adatbázisokban a Chemical Abstractstől a gyógyszeripari hírekig minden lényeges információhoz percek alatt hozzájutunk. Az adatbázisok széles választéka megfelelő alap az újdonságvizsgálatokhoz, amikor életbevágó a teljes irodalom ismerete. Bárminek az "újrafeltalálása" nagy anyagi veszteséget okozna a vállalatnak. Csaknem tíz éve érvényben van cégünknél az a rendelkezés, amely előírja, hogy a feltalálók csak a Műszaki Könyvtár újdonságvizsgálata után továbbíthatják a szabadalmaztatandó anyagot a vállalat iparjogvédelmi osztályára. Az újdonságvizsgálat és az egyszeri, átfogó irodalomkutatás mellett az online adatbázisok azt is lehetővé teszik, hogy évi néhány óra munka árán nyomon kövessük 30 kiemelt kutatási-fejlesztési téma szakirodalmát. Nagy szolgálatot tesznek az online adatbázisok akkor is, amikor tárgyalások, kitűzött döntések időpontjához igazodva, szűk határidővel, gyakran azonnal kell felvilágosítást adnunk egy-egy cégről vagy termékről.

A teljes körű tájékoztatás érdekében különleges gyűjteményeket is fenntartunk. A Derwent Information Ltd. által kiadott kötetek formájában valóságos szabadalmi tárunk gyűlt össze az 1970 óta megjelent gyógyszeripari találmányok leírásaiból. Gyűjtjük azokat az előírásokat, irányelveket is, amelyek az USA-ban és a Európai Unióban megszabják a gyógyszergyártás, -kipróbálás, törzskönyvezés gyakorlatát.

Adatgyűjtés és -feldolgozás

A könyvtári feldolgozó munka büszkesége a maradandó értéket jelentő könyvek analitikus mélységű feltárása 1978 óta. Gépi nyilvántartásunk saját fejlesztés, Péten György munkája. KWIC-indexeket készítő, kötegelt (batch) üzemmódú rendszerként indult a vállalati számítóközpont gépén. A személyi számítógépek térhódításakor helyi hálózatban üzemelő, online adatbázissá fejlődött. Ma már az egész vállalati hálózaton elérhető. Valójában nem egy, hanem három nyilvántartásról van szó: a könyvek, a kölcsönzők és a kölcsönzések adatbázisáról. (A negyedik alkalmazás a már említett számlanyilvántartás.)

Az 1978 óta beszerzett állományban (12 ezer kötet) átlagosan 33 kulcsszó tartozik egy-egy könyvhöz. Ez a szám 70-re emelkedik, ha az 1988 utáni állományt vesszük csak figyelembe. Megéri-e ez a hatalmas erőfeszítés? Meggyőződésünk, hogy igen, és ebben a hálás olvasók is megerősítenek bennünket. Ha csak egyetlen könyvünk egyetlen fejezete szól egy olvasó által keresett témáról, mi rátalálunk a könyvre. A könyveink átlagára idén már mintegy 10 ezer forint, ez a nagy érték is megérdemli a lehető legalaposabb feldolgozást. Már második éve, hogy - átlagosan 12 kulcsszóval - a gyorsan avuló kiadványok is bekerülnek gépi katalógusunkba.

A folyóiratainkat bemutató olvasótermi katalógusokat a címváltozatok, rövidítések, lelőhely- és állományadatok mellett ár-, impaktfaktor- és példányszámadatokkal gazdagítottuk. Ezek a számok sokat elárulnak a tudományos közleményen dolgozó kutatónak egy-egy folyóiratról.

Közel tíz éve gyűjtjük a vállalatnál születő publikációkat. A tíz év alatt sikerült elérnünk, hogy a szerzők ma már többnyire külön felszólítás nélkül - ha másért nem, hát hiúságból - eljuttatják hozzánk különlenyomataikat. A készülő közleményekről automatikusan tudomást szerzünk, nálunk ugyanis minden szerzőnek engedélyeztetnie kell a kéziratát, még mielőtt egy szerkesztőségnek elküldené. Az engedélyt kiadó igazgatótól megkapjuk a kézirat egy példányát, és azt rögtön nyilvántartásba vesszük. Adataink alapján tudjuk később - ha szükséges - a szerzőnél reklamálni a megjelent publikáció különlenyomatát. A publikációgyűjtemény gyarapodásáról évenként jegyzéket teszünk közzé, amit időről időre idézettségi adatokkal is kiegészítünk.

Majd 10 éve gyűjtjük a konferenciákról hazatérők útijelentéseit is. A kiutazók névsorát havonta megkapjuk a vállalat személyzeti osztályától. Az útijelentéseket általában felszólítás nélkül, a konferenciakiadványokat azonban sokszor csak külön kérésre adják át a könyvtárnak. A konferenciák anyaga gyakran felbecsülhetetlen értékű friss információt tartalmaz, ami folyóiratban vagy könyvben csak jókora idő elteltével jelenik meg. Az útijelentések és a konferenciakiadványok adatait rögzítjük, és az adatbázis gyarapodásáról évenként jegyzéket teszünk közzé. A konferenciakiadványokat egy-egy hétig bárki kézbe veheti olvasótermeinkben, ezután visszajuttatjuk annak, akitől kaptuk. Kisebb nyilvántartásaink, mint az itt említett folyóirat-, publikáció- és útijelentés-gyűjtemények, az Infoker Kisszövetkezet 1989-ben készített Fulltext adatbázis-kezelőjével működnek.

Az új vagy új formájú információforrások felkutatása, kiválasztása, bevezetése

Nap mint nap jelentős időt fordítunk arra, hogy nyomon kövessük az újdonságokat a hazai és külföldi, számítástechnikai és könyvári szakirodalomban. A számunkra legfontosabb folyóiratokat ugyanúgy előfizetjük, mint a vállalat más egységeiben nélkülözhetetlen lapokat. Folyamatosan tájékozódunk a kiadók és az online szolgáltatók hírleveleiből is.

Az utóbbi másfél évtized egyik legjelentősebb új információforrásáról, a külföldi online adatbázisokról már szóltunk. A 80-as évek egyik formai újdonságát jelentették könyvtárunkban a mikrofilmlapok. Népszerűvé válásukat segítette, hogy ilyen formában vásároltunk meg nélkülözhetetlen indexeket a Derwent kiadótól. Sok hiányzó folyóiratpéldányt is mikrofilmlapra készített másolat formájában pótoltunk. Ugyancsak formai újítás volt 2-3 évvel ezelőtt a fakszimile kompaktlemezek bevezetése a szabadalmi leírások nyomtatott formája helyett. Erre a lépésre a helyhiány kényszerített bennünket, de be kell vallanunk, hogy olvasóink sokkal jobban kedvelték a papíralapú leírásokat. A fakszimile lemezekről lassabban születik meg a nyomtatás, mint a papíralapú leírásról a másolat. Ráadásul a hosszabb leírások böngészése is sokkal fárasztóbb képernyőn, mint papíron.

A fakszimile kompaktlemezekkel szemben a CD-ROM adatbázisok bevezetése valóságos diadalmenet volt. 1991 óta több mint 20-féle CD-ROM-ot szereztünk be a Medline-tól a CD Telefonkönyvig, a Chemical Abstracts kollektív indexétől a CD Jogtárig. Mindkét olvasótermünkben van olvasóinknak fenntartott, CD-ROM-meghajtóval felszerelt munkaállomás, ez a megoldás azonban hamar elégtelennek bizonyult. Néhány adatbázisra mindkét olvasóteremben igény lett volna, és egyre gyakoribb lett a sorbaállás is. 1994 augusztusában egy 14 meghajtós CD-toronnyal rákapcsolódtunk a vállalati hálózatra, és ezzel igen nagyot léptünk előre. Szolgáltatásunk folyamatossá vált, mert a kiszolgáló gépünk éjjel-nappal dolgozik. Legtöbb adatbázisunkat egy időben többen is igénybe vehetik, megszűnt a sorbaállás.

A könyvtári adatbázisok csak egyéni jelszóval használhatók. Amikor ezt elhatároztuk, részben biztonsági szempontok, részben a személytelenség elkerülésének szándéka vezetett minket. Eddig már több mint 200-an kértek tőlünk jelszót, és naponta átlagosan 50 alkalommal használják az adatbázisainkat. A vállalati hálózat útján minden eddiginél hatékonyabb eszközt kapunk az adatbázis-használat terjesztéséhez, és sok olyan felhasználóval kerültünk kapcsolatba, akik korábban csak hallomásból ismerték a könyvtárat.

Igyekszünk kiaknázni a legújabb hálózati információforrásokat is, egyelőre ugyan még csak az elektronikus levelezés útján. Nyomon követjük a számunkra fontos levelezőcsoportok tevékenységét. Ez néha időt rabló tevékenységnek bizonyul, de egyre többször a naprakész tájékozottság érzésével ajándékoz meg bennünket. Olvasóink is kérhetnek saját ELLA-postafiókot. A költségeket kiterheljük, gondolva a jövőre, amikor a jelenleginél jóval nagyobb lesz a felhasználás. Készülünk a "teljes jogú" Internet-használatra: a könyvtárban és a vállalati számítóközpontban egyaránt van "Internet-felelős".

Az információhordozó eszközök használatának közvetítése

Sokat teszünk azért, hogy olvasóink elsajátíthassák a külső és belső információforrások használatát. Rendszeresen tájékoztatást adunk magunkról és szolgáltatásainkról, ennek formái már évekkel ezelőtt kialakultak. évente háromszor jelenik meg újságunk, a Könyvtári Tájékoztató, legutóbb már több mint 200 példányban. Éves beszámolónkat megkapja a vállalat összes vezetője. Új könyveinkről negyedévente 7 témakörben összesen 170 példányban küldünk szét jegyzéket. Ezek a jegyzékek nagyon népszerűek, ahogy kézhez kapják az olvasók, néhány napon át egyik kérés követi a másikat, mi pedig örülhetünk, mert könyveink egyre több olvasóhoz jutnak el.

Szolgáltatásainkról részletes kalauzokat készítettünk, ezekből bárki saját példányt kérhet. Az új belépők névsorát rendszeresen megkapjuk a vállalat személyzeti osztályától. Mindegyikük kap - köszöntőlevél kíséretében - egy rövid ismertetőt a könyvtárról és egy megrendelőlapot legkülönbözőbb kiadványainkhoz. A nyomtatott kalauzoknál és tájékoztatóknál is hatékonyabbnak bizonyultak az olvasók munkahelyén rendezett konzultációk. Ezek különösen azóta gyakoriak, hogy elérhetők vagyunk a vállalati hálózaton. Nagy horderejű újdonságainkról bemutatót, előadást tartunk nagyobb közönségnek is. Időről időre tanfolyamokat szervezünk. A személyes találkozók és a nyomtatott segédletek mellé a vállalati hálózat új utat kínál a tájékoztatók terjesztésére: kiszolgáló gépünkön nemcsak adatbázisok vannak, hanem "faliújság" is a legfrissebb hírekkel. Gépünkről bármelyik olvasó lehívhatja az elkészült kalauzokat és tájékoztatókat, esetleg elhagyva belőlük a számukra érdektelen részeket. Szereplésünk a vállalati hálózaton megköveteli, hogy mindig legyen a könyvtárban valaki, aki telefonon segítséget nyújt az elakadt olvasóknak. Az olvasókkal való kapcsolattartásban sokat várunk a hálózatunkon hamarosan bevezetendő házi e-mait rendszertől is.

***

Összefoglalásképpen, felidézve magunkban az előadást követő kérdéseket is, a következőket emeljük ki.

Igen sok munkánkba telt, mire eljutottunk idáig. Az esetleges túlóráknál, a szabadidő feláldozásánál is fontosabb, hogy 10-15 éven át dolgoztunk következetesen - volt és jelenlegi munkatársak - ezekért az eredményekért. Közel sem lennénk ennyire sikeresek, ha nem volna szervezetten működő kapcsolatunk cégünk többi egységével a személyzetitől az iparjogvédelmi osztályig. Ha nagyritkán népszerűtlen lépést teszünk (ilyen volt például az elveszett könyvekért fizetendő érdemi kártérítés bevezetése), fáradságot nem kímélve dolgozunk azért, hogy kevesebb legyen a konfliktus (a példánál maradva: leltároztuk a 12 ezer kikölcsönzött könyvet, és az akkori hiányokat még a korábbi engedékeny előírások szerint le lehetett írni; csak ezután vezettük be a szigorúbb szabályokat). Fontos tény, hogy tevékenységünket a vállalatvezetőség által jóváhagyott ügyrend szabályozza. Az ügyrendben is tükröződő viszonylagos önállóságunkat a munkánkkal vívtuk ki.

Beérkezett: 1995. VIII. 28-án.


Nyomtatható verzió