52. évfolyam (2005) 6. szám

Eredeti cim:FLOWERS, Janet L.: Specific tips for negotiations with library materials vendors depending upon acquisitions method.

E-tmt – Hogyan tárgyaljon a könyvtár a dokumentumok szállítóival? Tippek az egyes gyarapítási módszerekhez

A könyvtárosok könyvkereskedőkkel folytatott tárgyalásai a 19. századra nyúlnak vissza, igaz, akkor még a gentlemen's agreement volt a jellemző. Azóta a tárgyalások formálisabbá váltak, és jóval komolyabb lett a tét: a tárgyalások kimenetele erősen befolyásolja a könyvtár költségvetését, gyűjteményét és szolgáltatásait. Időközben persze bonyolultabb is lett a tárgyalási folyamat: egyre újabb dokumentumtípusok jelennek meg a kínálatban, a könyvtárak pedig értéknövelt szolgáltatásokat várnak.

A gyarapító könyvtárosnak, akire jelentős pénzösszegek vannak bízva, felkészülten kell a könyvtár érdekeit képviselnie. A különböző gyarapítási módszerek eltérő tárgyalási technikákat követelnek meg. A korábban erről a témáról a vezetéstudományi szakirodalomban író szerzők (például Harris, Cohen és Satin – 2000, ill. 2001 –, aki a felkészülés lépéseit és az ideális viselkedési szabályokat is felvázolta) rendre felhívják a figyelmet arra, hogy a tárgyalás nem jelent sem konfrontációt, sem versenyt, hanem természetes folyamatnak célszerű felfogni. A szerző egy korábbi cikkében arra világított rá, hogy célszerű minél jobban megismerni a forgalmazók, kiadók és más partnerek működését és üzleti viselkedését, mert ezzel a könyvtáros hozzásegítheti őket ahhoz, hogy munkájukat hatékonyabban és gazdaságosabban végezzék. Szintén Satin foglalta össze a következő felkészüléshez tartozó egyszerű lépéseket: készítsünk költség-haszon elemzést, kérjünk kipróbálási lehetőséget, készítsünk tervet, ismerjük meg erősségeinket és gyengeségeinket, készüljünk fel minden lehetőségre, és határozzuk meg, mi lenne számodra a legmegfelelőbb megoldás! A sikeres tárgyalás érdekében: keressük a nyerő pozíciót, akarjunk nyerni, és tanuljunk a tapasztalatainkból! Minden lehet tárgyalás kérdése, még maga a tárgyalás menete is. Az igényt soha ne kérdőjelezzük meg, és ne érjük be kevéssel, csak hogy megállapodás szülessen. Legyünk kreatívak, tanuljunk meg másokra figyelni, törekedjünk a kölcsönös engedményekre, használjuk a hallgatást mint technikát, ne hagyjuk magunkat megfélemlíteni, ne féljünk, és ne tegyünk egyszerre túl sok engedményt!

A tárgyaláson sokféle kérdés szóba kerül. A legfontosabbak: mekkora az ár, a termék vagy szolgáltatás ára mit foglal magában, a szállítás időpontja, a rendelések teljesítésének kívánatos aránya, a szolgáltatás színvonala – általában külön tárgyalás zajlik az értéknövelt szolgáltatásokról. Vannak általános tárgyalási szempontok, és a beszerzés módja szerint speciális tényezők is felmerülnek (1. táblázat).

1. táblázat
Mit kell figyelembe venni a tárgyalásnál?

Kérdések Hatásuk a tárgyalásra
Egyszeri vásárlásról van szó? Ez meghatározza a beszerzési módszert és a szállítót
Csak ez a rendelés van folyamatban? Az ügymenet rendkívül összetett lehet még egy-egy szállító esetén is, amikor több gyarapítási módszert alkalmazunk egyszerre (több elszámolás zajlik párhuzamosan)
Előre látható vásárlásról van szó? Ha a beszerzés mennyisége és a konkrét címek nem jelezhetők előre, kevesebb engedményre lehet számítani
Milyen a költségvetési helyzet? A tárgyaláson elért eredmények nem szólnak egyszer s mindenkorra; ha bármelyik félnél lényeges változás történik, új tárgyalások következnek
Mekkora üzletről van szó? Minél nagyobb a vásárlás mennyisége, annál valószínűbb, hogy a szállító tekintetbe veszi a gyarapító speciális kéréseit
Milyen jellegű az üzlet? Ha többféle gyarapítási és elszámolási módszert sikerül kombinálnunk(„fair mix”), a szállító ésszerű hasznot tud elérni, ami mindkét félnek előnyös
Hogyan állapítják meg az e-dokumentumok árát? Mivel ennek modellje még kialakulatlan, speciális tárgyalási készségekre és ismeretekre van szükség a méltányos és ésszerű ár eléréséhez
Milyenek a tárgyalási szokások és lehetőségek? Előfordul, hogy a cégek vezetése rugalmatlan az árengedmények tekintetében
Van-e választási lehetőség? Ha nem kerülhet szóba más beszerzési módszer vagy szállító, sokkal kisebb tér nyílik a tárgyalásra
Milyen a fizetés rendje? Kihat a könyvtár költségvetésére, hogy a szállítónak a dokumentumok átadása előtt vagy után kell az árat kifizetni
Milyen beszerzési lehetőségek merülnek fel? Vannak olyan szállítók, amelyek többféle módszerrel is szolgáltatnak (pl. apart rendelés, megtekintés és folyamatos rendelés; egyes előfizetési ügynökségek folyamatos rendeléseket is fogadnak) Egy-egy könyvtárnak többféle üzleti modellhez és gyakorlathoz alkalmazkodva kell dolgoznia

A speciális szempontok gyarapítási módszerek szerint a következőkben foglalhatók össze.

1. Apart vétel

Ebben az esetben egyszeri, a szállító (ritkábban a kiadó) számára előre nem jelezhető tranzakcióról, tipikusan monográfiák beszerzéséről van szó. A szállító raktárkészletet tart a legkeresettebb címekből. A kiadók a szállítóknak rendszerint a megrendelések mennyiségétől függő engedményt adnak, a könyvtárak az engedményes árat fizetik ki a szállítóknak, a kiadók pedig az ő közvetítésükkel jutnak hozzá a nekik járó pénzhez. Előfordul, hogy a saját könyveiket forgalmazó kiadók a megjelenés előtt jelentős engedményt adnak.

Az engedmény kétféle lehet: (1) átalány (az eladott mennyiségtől függően, az egyes dokumentumkategóriákban eltérő mértékben), amely a teljes rendelésre, nem pedig az egyes címekre vonatkozik. Előnye, hogy mindkét fél részére kiszámítható, és a címenkénti engedménynél kedvezőbb. Előfordulhat, hogy a szállító sokallja az engedményt, ezért időszakonként újra kell tárgyalni róla. (2) A másik esetben a kiadó minden megvásárolt címre eseti, különböző tényezők alapján változó engedményt ad a szállítónak, amelyet egy képlet alapján számítanak ki. Ez a megoldás kevésbé látható előre, és a gyarapítóktól fejlett matematikai készségeket követel. Az engedmény mindig a vásárlás időpontjától és az egyszerre vásárolt könyvek mennyiségétől függ. A szállítók az STM (természettudományi-műszaki-orvostudományi) kiadók termékeit forgalmazzák így a legszívesebben, mert ezek könyvei a legdrágábbak, és ezek kínálják a legjelentősebb engedményeket. Egyes esetekben a dokumentum árához hozzáadódó szolgáltatási díjat is felszámítanak (amikor a kiadó nem ad engedményt, bonyolult a beszerzés, vagy szokatlanul nagyok a szállítási költségek). A gyarapító könyvtárosnak erről tudnia kell, és figyelemmel kell kísérnie az esetleges megállapodások betartását.

Az apart rendeléssel kapcsolatos tárgyalási tippeket a szerző egy korábbi cikkében foglalta össze, és a jelen cikkben többnyire az apart rendeléshez viszonyítja a különböző módszereket.

2. Komplex beszerzési megbízások (approval plans)

A könyvtár és a szállító (általában nagykereskedő) megállapodik, hogy az utóbbi által kiadott vagy terjesztett minden könyvből egy-egy példányt biztosít megtekintésre a könyvtár számára a könyvtár által megadott korlátozásokkal. A könyveket a könyvtár visszaküldheti. Ennél a módszernél állandó kapcsolattartásra van szükség a folyamatos változások miatt.

A könyvtárak gyarapítási profilt alakíthatnak ki, amelyben rögzítik, hogy mit szeretnének beszerezni, illetve miről mondanak le eleve. A szempontok a következők: kiadó, téma, intellektuális szint, formátum, ár. A szállító nagy tételben vásárol, ezért jelentős árengedményhez jut a kiadóknál. Az árengedmény egy részét átengedi a könyvtáraknak, mivel bizonyos mértékig biztos üzletet ajánlanak számára. A könyvtárak esetenként előzetesen letétbe helyeznek egy bizonyos összeget, ami mindkét félnek gazdaságos megoldást jelent.

A komplex beszerzési megbízásokkal dolgozó szállítók munkaszervezete nagyon hasonló a könyvtárakéhoz, nagymértékű a számítógépesítés. A könyvek értékelése viszont továbbra is emberi munkát igényel. A profilokat kialakító és működtető, a könyveket katalogizáló munkatársak gyakran könyvtáros végzettségűek. A profilt időről időre felül kell vizsgálni és finomítani kell.

3. Átfogó megrendelések (blanket order)

A folyamatos megrendeléshez (standing order) hasonlatos eljárás, amelyről a nyomtatott dokumentumok kiadóival, a nem nyomtatott dokumentumok előállítóival vagy valamely terjesztővel állapodik meg a könyvtár. A megállapodásban a könyvtár vállalja, hogy az illető kiadó kiadványait vagy bizonyos típusú/témájú dokumentumokat biztosan megvásárol. (Előfordul, hogy központi intézmények – például a Kongresszusi Könyvtár – ilyen szolgáltatást működtetnek a könyvtárak számára.) A megállapodás első lépése ebben az esetben is egy beszerzési profil megszerkesztése. Ennél a megoldásnál nem biztosítják a visszaküldés lehetőségét, mert a kiadók ezt nem vállalják, és/vagy a dokumentum nehezen és olcsó áron beszerezhető, de az egyes szállítóknál elképzelhetők kivételek.

4. Előfizetések (nyomtatott dokumentumok)

Az időszaki kiadványok előfizetésekor befizetett díj egy bizonyos időszakban megjelenő számok költségeit fedezi. Az előfizetés megújításának szándékát a könyvtárnak egy adott időpontig történő befizetéssel kell megerősítenie, a szállítónak pedig biztosítania kell a dokumentumok rendszeres, teljes körű beérkezését.

Az előfizetési ügynökségek üzleti vállalkozások, amelyek könyvtárak, más intézmények és egyének számára nyújtanak szolgáltatásokat. A folyóiratok kiadói még azelőtt megkapják a járandóságukat, mielőtt a dokumentumok a könyvtárak birtokába jutnának; az előfizetési ügynökség tehát megelőlegezi a kiadó számára az előfizetési díjat. Az ármegállapítás a könyvek ügyintézésétől eltérő módszerrel történik. Az előfizetési díjban szerepel szolgáltatási díj, amelyet két tényező befolyásol: egyrészt a kiadók által biztosított árengedmény mértéke, másrészt a számla befizetésének időpontja.

5. Folyamatos rendelések (standing orders)

A folyamatos rendelések körébe periodikus, nem periodikus és hibrid, időszaki és monografikus kiadványok egyaránt beletartoznak (pl. sorozatok vagy többkötetes művek). A különböző típusok beszerzésének ügyintézésében sok az azonosság (például az, hogy nincs előzetes befizetési kötelezettség), de vannak eltérések is. A könyvtárosok és a szállítók közötti kommunikációt nehezíti a két szakma eltérő szóhasználata. A folyamatos rendeléseket a könyvtárak (1) közvetlenül a kiadónál, (2) előfizetési ügynökségnél, (3) könyvterjesztőnél adhatják fel. Alaposan át kell gondolni, hogy melyikükhöz fordulnak.

6. Elektronikus dokumentumok

Az elektronikus dokumentumok hozzáférésével kapcsolatos tárgyalásokat sok könyvtáros maga intézi. Ez valószínűleg azért alakult így, mert a licencmegállapodások bonyolultak, a hozzáférés biztosításának technikai teendői vannak, és sokféle árképzési modell között kell eligazodni. Az előfizetési ügynökségek még nem jutottak jelentős szerephez, bár keresik a szolgáltatási lehetőséget.

Az adatbázisokhoz való hozzáférés biztosítása, illetve az elektronikus folyóiratok vagy folyóiratcsomagok előfizetése tárgyalásigényes folyamat. Az e-folyóiratok előfizetése hosszabb távra szól, a legtöbb licencmegállapodás örökös hozzáférést biztosít az előfizetett időszak anyagához, ha csak CD-ROM-on is. Ugyanez nem mindig áll az online elérésre, amelyhez ingyenesen hozzájuthat, aki a nyomtatott változatot előfizeti, de majdnem mindig igaz abban az esetben, amikor az online változatot közvetlenül szerzik be. A licencmegállapodások értékelésénél figyelembe veendő szempontokról nagyon sokan írtak. Brown és Cox ezzel kapcsolatban arra hívja fel a figyelmet, hogy az e-dokumentumok igen drágák, tehát a szerződésváltozatok nyilvántartásának, és a kialkudott feltételek betartásának nagyon nagy a szerepe. Az e-dokumentumok miatt terjedt el a konzorciumok alakítása, amelyeknek a gazdaságos beszerzés és működtetés mellett összefogó, érdekvédelmi szerepük is van. A megállapodásokra a folyamatosság jellemző. Rögzítik az egyes résztvevők szerepét, felelősségét és kötelezettségeit, teendőit és azok ütemezését, a fizetési időpontokat és a kártérítés menetét. A szempontokat a 2. táblázat összegezi.

2. táblázat
Mire gondoljon feltétlenül a gyarapító a módszer kiválasztásánál és a tárgyalások során?

Szállítási profil Megtekintésnél: az igények szerinti részletességgel dolgozandó ki;
rendszeres felülvizsgálata elengedhetetlen
Átfogó rendelésnél: az igények szerinti részletesség;
„konzervatív” megközelítés, mert nincs mód visszárura
Szállítási idő Megtekintésnél: az apart rendelésnél gyorsabb, mert a rendelést nem kell újra és újra feladni;
a keresett címek esetében jó módszer;
speciális kategóriák (pl. helyi szerzők művei) esetében előnyös
Átfogó rendelésnél: a feltételek a szállítótól és a beszerzés nehézségeitől függnek;
nem igazán gyors, de még mindig gyorsabb az apart rendelésnél
Folyamatos rendelésnél előnyös, hogy a rendelés már megtörtént
A szállítás teljessége Folyamatos rendelésnél: a könyvtárnak figyelemmel kell kísérnie, hogy az évfolyam vagy sorozat minden tagja beérkezik-e, és ezt előre ki kell kötnie
Engedmények Megtekintésnél: átalány van érvényben;
meg kell becsülni, mennyi beszerzésre és milyen módszerrel lehet számítani;
a szállító adjon jelentést, mekkora haszonnal jár az üzlet
Átfogó rendelésnél: nem mindig van rá mód
Folyamatos rendelésnél: általában kisebb, mint az apart rendelésnél vagy megtekintésnél, mert a teljesség ellenőrzése igen munkaigényes;
a tárgyalás tárgyát képezheti
A szolgáltatások köre Nyomtatott előfizetésnél: rendelés és megújítás, a rendelések megerősítése, fizetés a kiadóknak,
reklamálás, a beérkezési és számlázási problémák rendezése, mutatványszámok;
külön szóba kell hozni az egyes címek kezelését és az átutalásokhoz való segítségnyújtást
Szolgáltatási díjak Megtekintésnél: a szállító nem kap árengedményt;
a szállító bevonása a közvetlen üzletkötés helyett mindenképpen gazdaságos
Átfogó rendelésnél: a szállító bevonása a közvetlen üzletkötés helyett mindenképpen gazdaságos
Nyomtatott előfizetésnél: az összes, különböző típusú rendelés alapján számítják;
korai fizetés esetén engedmény;
a könyvtárnak nyomon kell követnie és meg kell ismernie, hogyan határozzák meg
Folyamatos rendelésnél: a szállító nem kap engedményt;
a szállító bevonása a közvetlen üzletkötés helyett mindenképpen gazdaságos
Postai költségek Megtekintésnél: átlagosan a költségek 4%-a;
a díjszabást és a szállítási módszert figyelemmel kell kísérni
Átfogó rendelésnél: előfordulhat, hogy a szállító nem tud erről lemondani (meghatározó az áru származási helye és az „újraelosztás” munkaigénye)
Folyamatos rendelésnél: átlagosan a költségek 4%-a;
fel kell vetni, nem lehet-e eltekinteni tőle
Számlázás Megtekintésnél: az ügyvitelt pontosan meg kell határozni;
a hatékonyságot erősen befolyásolja; hasonlóképpen a fizetés gyorsaságát
Átfogó rendelésnél: az ügyvitelt pontosan meg kell határozni;
a hatékonyságot erősen befolyásolja; hasonlóképpen a fizetés gyorsaságát
Folyamatos rendelésnél: az ügyvitelt pontosan meg kell határozni;
a hatékonyságot erősen befolyásolja
Elektronikus szolgáltatások Megtekintésnél: az elektronikus számlázás időmegtakarítást jelent, és meggyorsítja a fizetést a szállítónak
Átfogó rendelésnél: az e-számlázás időmegtakarítást jelent, és meggyorsítja a fizetést a szállítónak
Nyomtatott előfizetésnél: az e-rendelés, e-reklamálás, e-számlázás takarékos és gyors megoldást jelent, meggyorsítja a fizetést a szállítónak;
a technikai beindítás és tesztelés tárgyalásokat igényel;
a számlákat kézzel ellenőrizni kell, de akkor is megéri
Folyamatos rendelésnél: az elektronikus számlázás időmegtakarítást jelent, és meggyorsítja a fizetést a szállítónak;
a technikai beindítás és tesztelés tárgyalásokat igényel
Online adatbázisok elérhetősége Megtekintésnél: keresési lehetőségek, online kiválasztás, online rendelés;
a navigálás és az értelmezés egyszerű
Átfogó rendelésnél: keresési lehetőségek, online kiválasztás, online rendelés;
a navigálás és az értelmezés egyszerű
Nyomtatott előfizetésnél: keresési lehetőségek, online kiválasztás, online rendelés;
a helyi és az átfogó adatok megtekintési lehetősége
Folyamatos rendelésnél: keresési lehetőségek, online kiválasztás, online rendelés, szerkesztés (pl. rendelési számok);
fontos az új rendeléseknél, a problémamegoldáshoz és a reklamációhoz;
kérjünk bemutatókat és képzési alkalmakat a szolgáltatás részeként
Bibliográfiai információk Megtekintésnél: minél jobban igazodva a MARC formátumhoz;
nyomtatott vagy elektronikus formátumban;
a szabványos megoldások mindkét fél számára előnyösek
Átfogó rendelésnél: minél jobban igazodva a MARC formátumhoz;
nyomtatott vagy elektronikus formátumban;
különösen fontos a ritka nyelvű dokumentumoknál;
ha lehetséges, a dokumentum mellé kérjük csatolni a bibliográfiai leírást (nyomtatva vagy elektronikusan)
Folyamatos rendelésnél: minél jobban igazodva a MARC formátumhoz;
nyomtatott vagy elektronikus formátumban;
a szabványos megoldások mindkét fél számára előnyösek
Értékelő információk Megtekintésnél: a szerző munkahelye, a dokumentum tartalma, az intellektuális szint; segít a kiválasztásban;
figyelembe vehető még a tartalomjegyzék, a borító, a fejezetbeosztás és az ismertetések is
Átfogó rendelésnél: a szerző munkahelye, a dokumentum tartalma, az intellektuális szint;
segít a kiválasztásban;
különösen fontos költségvetési megszorítások idején
Jelentések Megtekintésnél: jellege, formátuma, gyakorisága;
könnyű hozzáférés és/vagy helyi előállítás;
létfontosságú a költségvetési tervezéshez
Átfogó rendelésnél: jellege, formátuma, gyakorisága;
segít figyelemmel kísérni a pénzügyeket és a tervezésnél;
nagyon fontos a közintézmények számonkérhetősége miatt
Nyomtatott előfizetésnél: jellege, formátuma, gyakorisága;
a címváltozások, összeolvadások, megszűnések, felfüggesztések, árváltozások követése, e-változatok, formátumváltás, átlagos címenkénti ár, a címek kiadók, ország, költség stb. szerinti jegyzéke;
a könyvtáraknak nincs személyzete arra, hogy kövessék a kiadásban és terjesztésben zajló dinamikus változásokat
Folyamatos rendelésnél: jellege, formátuma, gyakorisága;
segít értékelni a szállító teljesítményét
Reklamálás Megtekintésnél: módszerek, formátum, gyakoriság; biztosítani kell, hogy fontos tételek ne maradjanak ki;
figyelembe kell venni, hogy a szállító a kiadók információiból dolgozik
Átfogó rendelésnél: módszerek, formátum, gyakoriság;
meg kell kérdezni, hogy a szállítónak milyen megoldás és időzítés kedvező, mindkét fél számára előnyös megoldást kell találni;
érdemes az egyeztetésre időt szentelni
Nyomtatott előfizetésnél: módszerek, formátum, gyakoriság;
meg kell kérdezni, hogy a szállítónak milyen megoldás és időzítés kedvező;
az e-mail jó eszköz lehet a reklamálásra
Folyamatos rendelésnél: módszerek, formátum, gyakoriság;
meg kell beszélni és egyensúlyba kell hozni a két fél igényeit;
a nyomon követés mindkét félnek időt takarít meg
Katalogizálási szolgáltatások Megtekintésnél: katalóguscédulák, online rekordok, hogy a dokumentum a polcra kerülhessen;
költség-haszon elemzést kell készíteni;
pontosan meg kell adni, mit kíván a könyvtár
Átfogó rendelésnél: katalóguscédulák, online rekordok, hogy a dokumentum a polcra kerülhessen;
különösen fontos a ritka nyelvű dokumentumoknál;
Folyamatos rendelésnél: katalóguscédulák, online rekordok, hogy a dokumentum a polcra kerülhessen;
tekintetbe kell venni a technikai sajátosságokat
Vevőszolgálat Megtekintésnél: szervezet, képzés, válaszidő;
létfontosságú a hatékony működéshez;
folyamatos legyen mind a nagy, mind a kis problémák esetében
Átfogó rendelésnél: szervezet, képzés, válaszidő;
létfontosságú a hatékony működéshez;
folyamatos legyen mind a nagy, mind a kis problémák esetében
Nyomtatott előfizetésnél: szervezet, képzés, válaszidő, külföldi cég esetén az angol nyelv ismerete;
létfontosságú a hatékony működéshez;
folyamatos napi kapcsolat a képviselővel; fontos a hatékony problémamegoldáshoz
Folyamatos rendelésnél: szervezet, képzés, viselkedés, szaktudás, reakcióidő, külföldi cég esetén az angol nyelv ismerete;
minősége létfontosságú a kevés személyzettel dolgozó gyarapítási részlegek számára
Átutalások Nyomtatott előfizetésnél: a különböző valutanemek közötti konverzióhoz;
személyzetigényes
Az e-dokumentumokhoz való hozzáférés kezelése Nyomtatott előfizetésnél: megfelelő interfészre van szükség;
át kell tekinteni a szállító szolgáltatásait;
kérjünk bemutatókat és képzési alkalmakat a szolgáltatás részeként

/Library Collections, Acquisitions, and Technical Services, 28. köt. 4. sz. 2004. p. 433–448./

(Hegyközi Ilona)

Nyomtatható verzió