A közkönyvtári szolgáltatások új dimenziói: az önkormányzati információellátás lehetőségei*

Tóth Gabriella

A közkönyvtárak és az önkormányzatok kapcsolata rendszerint csak a fenntartói viszonyra korlátozódik, annak ellenére, hogy a helyi közigazgatási szervek potenciális szolgáltatási célterületként is funkcionálhatnak az általuk működtetett intézmények számára. A települések irányításában részt vevő képviselők, köztisztviselők és intézményvezetők munkavégzéséhez elengedhetetlen a releváns információkhoz való gyors hozzáférés, amelyben a közkönyvtárak aktív szerepet vállalhatnak, személyre szabott, egyedi szolgáltatásokon keresztül.

A tanulmányunkban ismertetett - a gyakorlatban már (részben) működő - modell alapja Szigetvár Város Önkormányzata és a szigetvári Városi Könyvtár közötti kooperáció, amely a jelenlegi gazdasági-társadalmi-politikai környezetben alkalmassá válhat a települési közgyűjtemény helyzetének stabilizálására, működésének optimálisabbá tételére, mindezt természetesen megfelelő szolgáltatási szerződéssel szabályozva. A vizsgálatok során mindig azt a kérdést tartottuk szem előtt, hogy a könyvtár kínálata hogyan találkozhat az önkormányzat keresletével?

Igényfelmérés az önkormányzati képviselők és dolgozók körében

A megfelelő szolgáltatási rendszer kialakításához elengedhetetlen követelmény, hogy a könyvtár ismerje a felhasználó, jelen esetben az önkormányzat, illetve munkatársainak információs igényeit, szokásait. A lehetőségeket számba véve, a kérdőíves megkérdezést választottuk, azonban meg kell említeni, hogy a felmérés során született eredmények további finomítása érdekében a - költség- és időigényesebb - shadow coach módszer [1] alkalmazása - visszatekintve - hasznos lett volna. (Az adaptált művelet során egy könyvtári munkatárs kíséri végig és vizsgálja az önkormányzat dolgozóinak napi tevékenységét, így jobban megismerhető és feltérképezhető egy adott munkakör információs szükséglete.)

A 2008. február 1. és február 15. között lezajlott vizsgálatban a szigetvári önkormányzati képviselőknek 88, a köztisztviselőknek pedig a 86%-a vett részt. Az információs igények felmérését szolgáló kérdőív 12 egyszerű és könnyen megválaszolható kérdésből áll, melynek a cikk szempontjából leginformatívabb egységeit elemezzük a továbbiakban.

Életkor és végzettség

A szolgáltatások kialakításakor a vizsgált csoportok személyes ismérveinek figyelembe vétele fontos lehet, közülük a legfontosabbak:

• Az önkormányzati képviselők többsége 41-50, illetve 50 év feletti, 30 évnél fiatalabb képviselő nincs.
• Az önkormányzati dolgozók fele 30 évnél fiatalabb.
• Nincs középfokúnál alacsonyabb végzettség, jellemző a főiskolai vagy egyetemi diploma megléte.

Nyelvtudás

Mindkét csoport esetében hiányos nyelvtudás figyelhető meg (1., 2. táblázat). Ez irányú információ az internetes keresés és az uniós pályázatok tükrében kiemelten lényeges, mert a kurrens témákkal összefüggő online források esetleg nem érhetőek el magyar nyelven.

Számítógépes ismeretek, tanfolyamok

A számítógépes ismeretekkel kapcsolatos eredmények (3. táblázat) általánosnak mondhatók, azonban a vonatkozó kompetenciákat fejlesztőt tanfolyamon való részvétel (4. táblázat) nem jellemző egyik csoportnál sem. A vizsgált személyek jelentős hányada autodidakta módon sajátította el ezeket az ismereteket.

1. táblázat
Önkormányzati képviselők nyelvismerete

(n=15)

2. táblázat
Önkormányzati dolgozók nyelvismerete

(n=26)

3. táblázat
Számítógépes ismeretek

4. táblázat
Számítógépes és internetes tanfolyamon való részvétel

Az internethasználat célja

A képviselők és a köztisztviselők arról is számot adtak, hogy az internethasználat során jellemzően mi a tevékenységük célja (5. táblázat).

Az internetes adatgyűjtés mindkét csoport esetében számottevő. A képviselőknél - jelentős részüknél előforduló vállalkozói tevékenységből adódóan - az online ügyintézés napi tevékenységként említhető. Mindez meglepően alacsony értéket mutat az önkormányzati dolgozók esetében. Az információcsere, a kapcsolattartás mint az internet-használat célja, szintén nem jellemző annak ellenére, hogy munkájuk hatékonyabbá tétele érdekében segítséget kérhetnek szakemberektől, kollegáktól. A magánjellegű internetezés magas eredményt hozott, mely a magyar átlagfelhasználói szokásokat tükrözi.

5. táblázat
Az internethasználat célja

Rákérdeztünk a sikertelen keresés okaira is, jellemző válaszcsoportok:

• helytelen információkeresési technika;
• az interneten elérhető információforrások ismeretének a hiánya;
• az elérhető források nem felhasználóbarát formája;
• a források publicitásának a hiánya.

A keresett információk jellege

A keresett információk jellege szerint a válaszadók mindkét csoportja legmagasabb százalékos aránnyal a közhasznú típust jelölte meg. Szintén jó eredményt hozott az üzleti információ iránti igény. Sajnálatos módon kevesen érdeklődnek a könyvtárakkal, azok állományával és az igénybe vehető szolgáltatásokkal kapcsolatban. A könyvtárlátogatás igen csekély, csupán két (!) személynek van érvényes olvasójegye. E gyér figyelem következtetni enged arra is, hogy nem sokan gondolnak (vagy inkább reméljük: gondoltak eddig) a könyvtárra mint szolgáltatást nyújtó partnerre. Ugyanez igaz a kormányzati és az európai uniós információk esetében is (6. táblázat).

6. táblázat
A keresett információk jellege

Információs szolgáltatások és azok igénybevétele

A kérdőív alapján meg kellett jelölni azokat az információs szolgáltatásokat is, amelyeket fontosnak tartottak, és - miután felhívtuk rájuk a figyelmet - lehetőség szerint igénybe is vennének a helyi könyvtártól (7. táblázat).

7. táblázat
Igénybe vehető információs szolgáltatások

8. táblázat
Az információs szolgáltatások térítése

A szolgáltatásokra mindkét célcsoport részéről igény mutatkozik, azonban a térítési hajlandóság merőben különböző: a köztisztviselők válaszainak esetében egyértelmű, hogy az anyagi feltételekről nem ők döntenek (8. táblázat).

A felmérés kiterjedt az alább felsorolt területekre is, de az irántuk való érdeklődés alacsony volta miatt ezeket külön nem részletezzük:

• téma- és termékfigyelés,
• szakirodalom-kutatás,
• archiválás és digitalizálás,
• információs szaktanácsadás,
• dokumentum-beszerzés,
• benchmarking. [2]

Következtetés

Általánosságban elmondható, hogy az információ- és kommunikációtechnológia alkalmazását a közigazgatási szférában nem valósították meg megfelelően, és még mindig a papíralapú információgazdálkodás tölt be döntő szerepet. [3] Annak ellenére, hogy az önkormányzat számára jelentős források állnak rendelkezésre, a szükséges humán feltételek (technológiai és információs ismeretek) és a belső informálódást megcélzó elektronikus alkalmazások hiánya miatt nem képesek élni velük. Mindezek megoldására a könyvtár egy speciális partnerséget kínálhat fenntartója számára információs szolgáltatásain keresztül.

A könyvtár válasza: a szolgáltatási kínálat alakítása

A szolgáltatások kidolgozása előtt a könyvtárnak szem előtt kell tartania a következőket:

• felhasználó-központúság,
• a felhasználók elhivatott segítése,
• a felhasználói szükségletek kiszolgálása,
• új információforrások megismertetése. [4]

Hír-, média- és sajtófigyelés

A hír-, média- és sajtófigyelés az egyik legmagasabb százalékos arányt képviseli az igénybe vehető szolgáltatások között. E tény azért is fontos a könyvtár számára, mert tudja, hogy a fenntartója - pénzügyi helyzetéből fakadóan - profi sajtófigyelő cégek szolgáltatásait nem képes megfizetni (pl. az Observer 100,-Ft + áfa összeget kér egy, az Új Dunántúli Naplóban megjelent cikkért), ezért potenciális konkurensektől nem kell tartania.

A szolgáltatások közül a könyvtár által épített Szigetvári Cikkek Bibliográfiája is hatékonyan alkalmazható, amely tartalmazza a Szigetvárral és térségével kapcsolatos, a hagyományos és az elektronikus sajtóban megjelent folyóiratcikkeket. A bibliográfia 2003-ig visszamenőleg regisztrálja az adatokat, a régebbi dokumentumok feldolgozása folyamatos, de még korántsem teljes.

Kiegészítésként fel tudjuk használni az ingyenesen elérhető forrásokat is, mint például a Hírcentert, a Hírlistát vagy a Hírstartot. [5]

Önkormányzati jegyzőkönyvek kereshető adatbázisa

A képviselőtestületi ülések jegyzőkönyve (ma már elektronikus úton) egy példányban a könyvtárba kerül. Feldolgozásukat követően egy most még feltöltés alatt álló adatbázisba kerülnek. (Jelenleg csak a papíralapú állomány érhető el teljes körűen.)

Cég- és versenytársfigyelés

Az önkormányzatnak mint a nonprofit szférába tartozó szervezetnek nem kell komoly versenytársakkal számolnia, de nagyon hasznos, ha nyomon követi a többi önkormányzat működését:

• milyen fejlesztéseket terveznek a közeljövőben: például közúthálózat-fejlesztés, gázvezeték-kiépí-tés, intézmény-felújítások;
• stratégiai tervek (természetesen a nyilvánosságra hozott adatok szerint);
• támogatások, ösztöndíjak: ingyentelkek helyi munkavállalású diplomásoknak;
• tervezett kulturális programok: nemzeti ünnepek, városi rendezvények, eseménynaptár;
• önkormányzati honlapok felépítése, tartalma;
• turisztikai információk.

Ugyanilyen fontos információk gyűjtése a vállalkozókról, az önkormányzattal bármilyen módon kapcsolatba kerülő cégekről:

• beszállítók és cégkapcsolatok;
• információ a térségben működő, a befektetni kívánó vagy a lehetséges üzleti partnerekről.

A tevékenység során a hír-, média- és sajtófigyelés, valamint az interneten elérhető információk (tőzsdei és gazdasági, adózási és számviteli, üzleti és céginformációk, állami szervezetek által elérhető adatok), segítségével dolgozzuk fel a vizsgálni kívánt szervezetekkel kapcsolatos információkat.

A szolgáltatás még nem érhető el, de a könyvtár fejlesztés alatt álló honlapján a Belső Önkormányzati Rendszer (l. később) részeként fog rövidesen működni.

Pályázatfigyelés

A pályázatokkal kapcsolatos nyomtatott vagy interneten elérhető forrásokat ma is felkutatja a könyvtár az önkormányzat részére, így ez nem jelent többletmunkát az intézménynek, mindemellett hatékony kooperációt épített ki a város kiemelt pályázatíró szervezetével. A szolgáltatás további fejlesztésére a teljes rendszer kiépítését követően kerül sor.

Belső Önkormányzati Információs Rendszer

A különböző portálokon való információkeresés és adatbányászat az olyan átlagosnak mondott felhasználónak, mint a képviselők többsége, már túl bonyolult és problematikus. A parlamenti képviselők számára szakértő munkatársak állnak rendelkezésre, akik információs csomagokat állítanak össze az érintett témákkal kapcsolatban, azonban ez a lehetőség a "mezei" kisvárosi önkormányzatok számára nem áll fenn. [6] Ugyanez elmondható a köztisztviselők esetében is - a korábbiakban már említett felhasználói hiányosságok figyelembe vételével.

A belső információellátás felől észlelt kiemelkedően magas érdeklődés megerősíti a könyvtárat abban a meggyőződésében, hogy ez a speciális szolgáltatás elősegítheti mindkét önkormányzati csoport számára a hatékonyabb és gyorsabb munkavégzést.

A tartalom kialakításának alapja a tematikusan elérhető (és kommentálható) linkgyűjtemény, külön a dolgozók és a képviselők részére. A feltüntetett források felügyelete és a szükséges aktualizálások heti rendszerességgel történnek majd.

A rendszer kezdeti felépítése csak az ingyenes forrásokat teszi elérhetővé. A térítéses szolgáltatások beépítésének előfeltétele a fenntartóval kötött erre vonatkozó megállapodás. A fenntartóval történő további egyeztetések során az általuk meghatározott információs források is szerepeltethetők, mint például az önkormányzatnak már meglévő előfizetései (Opten, Kompass, Cégszolgálat).

A tartalmat kiegészítve a következő szolgáltatások is elérhetőek lesznek:

• Szigetvári Cikkek Bibliográfiája;
• önkormányzati jegyzőkönyvek kereshető adatbázisa;
• EU Információs Pont:
  • szabad hozzáférés az uniós különgyűjtemény-hez,
  • az Európai Unióval kapcsolatos hazai és nemzetközi weboldalak és a közösségi adatbázisok folyamatos elérhetőségének a megoldása,
  • európai uniós pályázatfigyelés.
• gyorssegítség (a Libinfo példájára).

A szolgáltatások elérését az elsődleges tervezet szerint blog formájában kívántuk megvalósítani. Sajnos a biztonság és a hozzáférhetőség korlátozása miatt ez nem volt megfelelő, ezért a regisztrációhoz kötött "belső" könyvtári honlapra esett a választás.

IT-mentorálás

Az említett szolgáltatások mellett a könyvtár lehetőséget kínál arra, hogy tanfolyamok lebonyolításával az észlelt felhasználói hiányosságokat akár személyre szabottan pótolja. A foglalkozások moduljai:

• Gyakorlati jellegű számítógépes és internethasz-nálati ismeretek;
• Interneten elérhető legfontosabb információforrások: e-bank, online ingyenes elemek, a Belső Önkormányzati Információs Rendszer és könyvtári források;
• Térítéses információs források és szolgáltatások: cég- és üzleti információk (Cégszolgálat, Kompass, Dun & Bradstreet, Creditreform-Interinfo, Opten); [7]
• A Kormányzati Portál és az Ügyfélkapu: 46 kormányzati honlapról összegzett tartalom ismertetése, a magyar kormányzat elektronikus ügyfélbeléptető és azonosító rendszerének felépítése, az egyablakos ügyintézés különböző típusai, az elektronikusan kötelezővé tett szolgáltatások és a mindennapi munkával kapcsolatos gyakorlati jellegű ismeretek átadása, begyakorlása;
• Pályázati források felkutatása az interneten: a fontosabb pályázati források bemutatása és a pályázatok készítésének, elszámolásának gyakorlati tudnivalói.

A képzési programok megvalósítására az intézmény kész tervekkel rendelkezik, melyek kitérnek a személyi és pénzügyi feltételekre, illetve a részletes tematikára is.

Következtetés

Annak ellenére, hogy több, a közkönyvtárak önkormányzati működést kiszolgáló tevékenységét megkérdőjelező publikáció született [8], [9], [10], a szigetvári Városi Könyvtár által végzett felmérés a szolgáltatások iránti egyértelmű igény meglétét bizonyítja. A cikkünkben bemutatott szolgáltatások egy része már rendszerszerűen működik is Szigetváron, igaz, a teljes rendszer kialakítására a fenntartóval még nem született végleges megállapodás (reményeink szerint rövidesen sor kerül erre is).

Az érintett szolgáltatások bizalmat feltételező tevékenységek, amelyek nem kimondottan komoly pénzügyi bevételszerzés elérésére irányulnak. Fontosabb a két - lényegében egymásra utalt - fél részéről a pr, a jó kapcsolat kialakítása, a munkamegosztás. [11] Meggyőződésünk, hogy a közkönyvtáraknak van létjogosultsága az önkormányzati információellátásban, azonban szem előtt kell tartani egy fontos kérdést: a fenntartó felismeri-e ezt a tényt?

* A tanulmány a szerző „Az önkormányzat mint állami szféra információellátásának lehetőségei” c. szakdolgozatának (témavezető: Kiszl Péter), Budapest, ELTE BTK Könyvtártudományi Tanszék, 2008. alapján készült.

Beérkezett: 2009. IV. 15-én.

Tóth Gabriella a szigetvári Városi Könyvtár feldolgozó könyvtárosa. E-mail: gabesztoth@gmail.com

Irodalom

1. VASS István: Shadow coach - segítő árnyék. = Figyelőnet, 2005. 05. 17.
   http://www.fn.hu/allas/20050517/shadow_coach_segit_337_arnyek/> [2009. 04. 03.]
2. Infobróker kisszótár [online] MIBE: Magyar Információbrókerek Egyesülete
   http://www.mibe.info/index.php?oldal=oldal&o=infobroker_kisszotar&PHPSESSID=7c69a3acf559d7b66f1a9d6ac92884cd> [2009. 04. 04.]
3. GERGÓ András: Egy közösségi önkormányzat az e-közigazgatás tükrében. = INCO, 11. sz.
   http://www.inco.hu/inco11/ekozig/cikk1h.htm> [2009. 04. 03.]
4. KOVÁCSNÉ KORENY Ágnes: Közkönyvtárak, értékek, bizalom és e-kormányzás. = TMT, 55. köt. 11-12. sz. 2008 p. 554.
5. MIKULÁS Gábor: A hírfigyelők üzlete. = TMT, 52. köt. 3. sz. 2005.
   http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=3874&issue_id=460> [2009. 04. 06.]
6. MÁRTONFFY Attila: Informálódnak a honatyák. = IT-Business, 5. köt. 32-33. sz. 2007. 08. 22. p. 15.
   http://itbusiness.see.hu/files/pdf/ITB2007/32-33/15.pdf> [2009. 04. 04.]
7. KISZL Péter: Üzleti információ, céginformáció és a könyvtárak. Budapest, ELTE, Traduirex Kft., 2005. ISBN 963 217 689 8. p. 159.
8. MIKULÁS Gábor: Üzleti információszolgáltatás a magyarországi könyvtárakban? = TMT, 52. köt. 2. sz. 2005.
   http://tmt.omikk.bme.hu/print.html?id=3870&issue_id=459> [2009. 04. 03.]
9. PÉTERFI Rita - TÓTH Máté - VIDRA SZABÓ Ferenc: Kisvárosi könyvtárak szerepvállalásai. = Könyvtári Figyelő, 54. köt. 1. sz. 2008.
   http://www.ki.oszk.hu/kf/e107_plugins/content/content.php?content.104> [2009. 04. 04.]
10. CZUPI Gyula - HORVÁTH Sándor Domonkos - KOKAS Károly - MIKULÁS Gábor: Van-e helye az információbrókereknek a hazai könyvtárakban? = Könyv, könyvtár, könyvtáros. 15. köt. 7. sz. 2006. p. 28.
11. KISZL Péter: Üzleti információszolgáltatás a magyarországi könyvtárakban! - Megjegyzések Mikulás Gábor hozzászólásához. = TMT, 52. köt. 2. sz. 2005.
    http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=3840&issue_id=459> [2009. 04. 03.]

Nyomtatható verzió