57. évfolyam (2010) 11-12. szám

PIM - Személyes információszervezés

Nagy Gyula

A PIM betűszó a leginkább személyes információszervezésnek fordított Personal Information Management kifejezés rövidítése. Mivel a friss tudásterület számos tudományágat érint, egyre több szakkönyv és közlemény foglalkozik vele, magyarul eddig mégsem jelent meg összefoglaló áttekintés róla. E tanulmányban ennek a hiánynak a pótlására vállalkozunk, könyvtári szempontból kiinduló elméleti rendszerezést és gyakorlati megoldások sorát kínálva, néhány újszerű szolgáltatás és szemléletmód bemutatásával.

PIM: egy fogalom születése és jelentése

A PIM betűszó a personal information manage-ment kifejezés rövidítése, magyar nyelven talán a személyes információszervezés fordítás a legjobb, de a szakirodalomban jó néhány más variáció is előfordul: személyes információkezelés, személyes információmenedzsment, perszonális információmenedzsment stb.

A PIM-et a témával foglalkozó, általam legjobbnak tartott magyarországi tanfolyam anyaga a következőképpen határozza meg „...a különböző digitális és analóg eszközökkel tárolt vagy segítségükkel elérhető információk és dokumentumok kezelése: az információs környezetünk megszervezése.” [1]

Az angol Wikipedia szerint a personal information management azon gyakorlati tevékenységek összessége (illetve ezek tanulmányozása), amelyet az ember annak érdekében végez, hogy elsajátítsa, rendszerezze, karbantartsa, kinyerje az információkat. Az azokat tartalmazó különböző típusú hordozókat (papír és digitális dokumentumok, weboldalak, e-mailek, feladatlisták) és eszközöket minél hatékonyabban tudja használni, annak érdekében, hogy megállja a helyét az élet különböző területein (család, munka, barátok, egyéb közösségek).

Ideális információszervezés esetén a kellő információ, a megfelelő helyen és időben, a számunkra szükséges formában és minőségben, könnyen hozzáférhetően a rendelkezésünkre áll. A különböző technikák és eszközök segítenek nekünk időt spórolni, ezáltal több időnk marad a PIM által szervezett információk kreatív és intelligens használatára [2].

Már Vannevar Bush 1945-ös gondolatkísérlete, a Memex [3] (egy elképzelt jövőbeli személyi információtároló gépezet, amely kinézetre íróasztalhoz hasonlított, felületét üveg borította, erre alulról lehetett kivetíteni a gép belsejében rejtőző információtároló mikrofilmek tartalmát; 1. ábra) is egyfajta PIM-alkalmazásnak tekinthető [4].

1. ábra A Memex vázlata(https://atlas.colorado.edu/~hofmocke/digitalpoetry/images/memex.gif)

Maga a „personal information management” kifejezés azonban az 1980-as évek végén jelent meg egy, a személyes információszervezés pszichológiájával foglalkozó cikkben [5]. A cikk a jövő irodájáról szól, illetve arról, hogy a fejlődéshez mindenképpen szükség lesz a hatékony információszervezésre, az ehhez elengedhetetlen eszközöket az információtechnológia várhatóan biztosítani fogja majd. Ez az írás bizony már színtisztán az általunk tárgyalt témával foglalkozik, emellett kiemelendő még, hogy a területet megnevező kifejezés itt született meg.

A személyes információmenedzsmenttel mint kutatási témával számos tudományág és szakterület foglalkozik. Érdekli többek között a kognitív tudományt, az információtudományt, a munkaszervezést, a menedzsmenttudományt, és nem utolsósorban a könyvtártudományt is.

A PIM és a könyvtártudomány

A minél személyesebb információszolgáltatás érdekében egy eredményes könyvtárosnak alkalmaznia kell a PIM modern eszközeit. Olyan sok helyen kell keresnie, hogy a részeredményeket, kisebb adatokat, forrásokat a hagyományos módszerekkel már nem, vagy csak nagyon nehezen tudja nyilvántartani. Nem véletlen, hogy a piaci szereplők az ilyen irányú igényeket számos hivatkozásgyűjtő és -kezelő szolgáltatás kifejlesztésével elégítik ki.

Azonban nemcsak a tájékoztató munka során tudjuk használni a különböző PIM-eszközöket a könyvtári munkákban, hanem sok egyéb területen is. A több embert igénylő feladatok esetében jó együttműködési lehetőséget kínálnak az online csoportmunkát lehetővé tevő eszközök.

A könyvtárakon kívül a magánemberek is régóta előszeretettel gyűjtögetnek, archiválnak különböző információhordozókat. Miért éppen most változna ez meg, amikor egyszerűen, olcsón hozhatunk létre óriási gyűjteményeket? A felhasználók valóban elkezdték gyűjteni a különböző elektronikus formátumú termékeket. Saját perszonális e-könyvtárat építünk, CD és DVD-tárakat gondozunk, a több száz gigabájtos zenei magángyűjtemények sem ritkák már. Ezek karbantartása, katalogizálása elsőre talán kevésbé tűnik könyvtárosi feladatnak, holott a gyűjtemények jó minőségű feltárása sokszor csak a könyvtártudomány eszközeinek alkalmazásával lehetséges.

Egy bizonyos elemszám fölött nem kerülhetjük el, hogy alkalmazzunk valamilyen katalógusprogramot, de legalábbis egy hatékony keresőt. A könyvtárosi segítség főként a rendszerek megtervezésekor jön jól, hiszen a könyvtárakban ezzel kapcsolatban komoly tapasztalati tőke halmozódott fel a hosszú évek során.

A PIM alapelvei

A korábban már hivatkozott tanfolyam kiválóan összefoglalja a PIM legfontosabb alapelveit:

  • találjunk meg mindent (általános és speciális keresők, adat-/szövegbányászat, mélyweb, szemantikus web);
  • szűrjünk mindent (spamszűrés/-elkerülés, reklámblokkolás, RSS, relevancia, kollektív bölcsesség);
  • egységesítsünk mindent (digitalizálás, konvertálók, dekódolás optimalizálás, nyílt formátumok, névkonvenciók);
  • rendszerezzünk mindent (katalogizálás/katego-rizálás, címkézés, könyvjelző, metaadatok, wiki, tématérkép);
  • mentsünk mindent (naplózás, exportálás, archiválás, backup, szinkronizálás, tükrözés, online iroda);
  • védjünk mindent (személyes adatok és személyiség, jelszó, IP cím, vírusok/trójaiak, titkosítás, vízjelezés). [1]

Nézzük meg először a két utolsó, kicsit elkülönülő pontot: A biztonság nagyon fontos kritérium, hiszen az információszervezés alapvetően a számunkra fontos információk (az általánostól egészen a személyesig) halomba hordását jelenti. Azáltal, hogy az adataink néhány jól szervezett rendszerbe kerülnek, egyben megnő annak a kockázata, hogy a potenciális támadók ezek megszerzésével egyszerre nagyon sok fontos adathoz juthatnak hozzá. Tehát rendkívül fontos, hogy jól védetté tegyük PIM-es eszközeinket. Szintén hasonló okok (az adatok redundancia-mentessége, egyetlen jól szervezett rendszerben való szereplése), illetve az esetleges műszaki hibákból eredő adatvesztés miatt fontos a rendszeres és megbízható mentés!

A „találjunk meg mindent” kitétel már maga is azt sugallja, hogy óriási méretű a potenciális keresési univerzum, így minden eszközt be kell vetnünk, hogy a minket érdeklő információkat megtaláljuk. Keresési tevékenységünk folyamatos mentésével például fontos összefüggéseket láthatunk meg, könnyedén hozzáférhetünk korábban már megtalált weboldalakhoz.

A második szint, a szűrés, az első szint hatalmas méretét hivatott számunkra kezelhető és átlátható méretűvé varázsolni. Gondoljunk csak a modern levelezőkliensek automatikus levélkezelésére (bizonyos címekről érkező leveleket a megadott feltételek szerint szűrni tudunk, a rendszer automatikusan kategorizálja, és rendszerbe szervezi az e-maileket). Szintén nagyon fontos az elektronikus levelezési rendszereknél egy hatékony spamszűrő alkalmazása. A feed-olvasók segítségével azonnal a minket érdeklő híreket tudjuk olvasni, nem kell azokat mintegy „levadásznunk” a nagy hírportálokról, blogokról.

Az egységesítés több szempontból fontos, ugyanis leghatékonyabban a minél homogénebb dolgokat tudjuk rendszerbe szervezni, elkerülve így azt a kuszaságot, amely a különböző formákból adódna. Az egységesítés kérdésköre örökzöld téma a PIM világában, ezt tárgyalja például David Karger és William Jones cikke is [6]. A nem egységesített információt sajnos nem tudjuk normális rendszerbe szervezni. Ha próbálkozásaink ellenére sem sikerül egységes formátumra hoznunk a dokumentumokat, akkor legalább törekedjünk a metaadatok egységességére!

A negyedik pont jelenti a PIM lelkét, ugyanis módszeres rendszerezés és katalogizálás nélkül nincsen személyes információmenedzsment sem, csupán adatok halmazáról beszélhetünk. Törekednünk kell arra, hogy a létrehozott PIM-rendszer minél egyszerűbb és átláthatóbb legyen. Nem hátrány az egységes felület sem. Használhatunk több eszközt (számítógép, online eszközök, PDA, mobiltelefon), azonban ez ne jelentse feltétlenül adataink széttöredezését, használjuk ki a szinkro-nizáció adta előnyöket!

A PIM helyzete

Ha a PIM-nek mint kutatási témának az elterjedését vizsgáljuk a világban, láthatjuk, hogy népszerű területről van szó, melynek művelői évente tartanak konferenciákat, publikálnak folyóiratcikkeket, illetve szakkönyveket. A Washingtoni Egyetem (University of Washington) gondozza a téma egyik legrelevánsabb és legszínvonalasabb weboldalát. A honlapon számos beszámolót és előadásanyagot olvashatunk az eddig lezajlott konferenciákról, valamint egy több mint ezer tételes bibliográfiát is találunk a megjelent tanulmányokról és könyvekről, illetve egy rövid ízelítőt a vonatkozó weboldalakról [7].

A konferenciákon elhangzott előadások kivonatát is megtalálhatjuk az oldalon, ezekben az utóbbi idők szinte összes jellemző trendjét bemutatták. Felülnézeti jelleggel, a legfontosabb irányokat illusztrálandó, ragadjunk ki néhány témát a konferenciákról: 2006-ban foglalkoztak például az emberi emlékezet szerepével a különféle PIM-rendsze-rekkel kapcsolatban [8], a privát élet (privacy) és a PIM viszonyával [9], vagy például a mobilitás kérdésével [10]. 2008-ban is hasonló témák kerültek elő, például: szemantikus hálózatok és más csoportos rendszerek [11], egy innovatív és interaktív asztali megoldás [12], saját dokumentumaink címkézésének problematikája [13].

Az internetes források mellett érintőlegesen néhány könyvet is be kell mutatnunk. A William Jones és Jaime Teevan által szerkesztett válogatás: Personal Information Management [14] a PIM alapelveit ismerteti, beszél az információmérgezésről, beszámol az említett konferenciákról. William Jones másik nagy munkája a „Keeping Found Things Found” [15] címet viseli, az alcím pedig a beszédes „The Study and Practice of Personal Information Management”. Olyan interaktív technológiákat mutat be, amelyekkel könnyebbé tehetjük mindennapi életünket. Főleg gyakorlati oldalról közelíti meg a kérdést.

A kicsit régebbi kiadású, szintén gyakorlatiasabb jellegű „Personal Information Management: Tools and Techniques for Achieving Professional Effectiveness” [16] kulcsszava a hatékonyság, áttekintve az információs környezetünket jól szervezetté tenni tudó megoldásokat.

Az információs túltelítődés oldaláról közelíti meg a kérdést Odette Pollar könyve: Surviving Information Overload [17]. A szerzőnőt azért is érdemes kiemelni, mert jó példa a később bemutatásra kerülő PIM-oktató (personal information trainer) személyére, jó bizonyíték erre a honlapja is (smartwaystowork.com), ahol az általa nyújtott szolgáltatásokat népszerűsíti.

A David Weinberger által jegyzett „Everything is Miscellaneous” [18] ismét más oldalról közelíti meg a PIM kérdéskörét, azt próbálja meg elmondani, hogy mi minden változott meg körülöttünk az elmúlt évek során. Olyan hatékony online szolgáltatásokat ismerünk meg, amelyeket az emberek egyre inkább szokványos eszközöknek tekintenek.

A „Personal Content Experience: Managing Digital Life in the Mobile Age” című kézikönyv [19] a mobil eszközök és a személyes információkezelés viszonyára összpontosít, olyan innovatív megoldásokat bemutatva, amelyek még csak a könyv írásának idején kezdtek elterjedni, napjainkra viszont mindennapossá váltak.

A könyvek és a konferenciák mellett két kutatási programot érdemes megemlíteni; az egyik 1995-ben zajlott, így nem igazán tekinthető naprakésznek, viszont történeti szempontból mindenképpen jelentősnek mondható. Azt tárták fel benne a 90-es évek közepén, hogy a nagy internet-boom előtt hogy nézett ki a különböző PIM-területek megoszlása (2. ábra).

A másik kutatási programot (Managing the Digital University Desktop) [20] a Duke Egyetem jegyzi. Honlapjuk fejlesztése láthatóan megállt 2006-ban, azonban így is sok hasznos információt tartalmaz, ilyen például a Definitions néven futó PIM-es meghatározásgyűjtemény.

2. ábra Az 1995-ös felmérés eredményei2. ábra (Forrás: JONES, Stephen R.; THOMAS, Peter J.: Empirical assessment of individuals personal information management systems, Behaviour & Information Technology, 16. köt. 3. sz. 1997, p. 158–160.)

A személyes információszervezés hazai helyzete már kevésbé sokrétű és összetett, mint a külföldi, azonban szerencsére itt is történt néhány előremutató kezdeményezés. Ezek közül ki kell emelnünk a már említett PIM-tanfolyamot [1], melynek honlapja szinte hiánypótló a magyar interneten, mintegy PIM-kikötőként szolgál a téma iránt érdeklődőknek. A tanfolyam az Informatika a Nemzetvédelmi Képzésben Alapítvány szervezésében jöhetett létre [21], Drótos László és Moldován István közreműködésével. Úttörőnek számított a tanfolyam, mivel Magyarországon nem örvend túl nagy ismertségnek a téma, pedig nagy szükség volna arra, hogy az emberek magukévá tegyék a PIM alapgondolatait.

A személyes információszervezést akár egy tanfolyam keretein túl is lehetne szolgáltatásként kínálni az azt igénylőknek. A szolgáltatást nyújtó személy a personal information trainer (PIT = személyes információs tréner) [22], a vállalati CKO (chief knowledge officer ~ tudásigazgató) intézményéhez hasonlóan nem csupán vállalati környezetben segíthetné a megrendelő információs környezetének kialakítását, rendbetételét [23].

A következőkben néhány ilyen potenciális területet mutatunk be egy elképzelt PIT szolgáltatás-portfóliójából:

  • RENDCSINÁLÁS – FÁJLKATEGORIZÁLÁS
    A számítógépen található fájlok dzsungelének franciakertté változtatása. Az évek során felhalmozódott dokumentumállomány kezelése nem egyszerű, főleg ha az állományok rendszerezés nélkül, vagy valamilyen ad hoc rendszer szerint tárolódnak a gépen.
    Folyamata: Szükség van az eddigi kaotikusan jelen lévő fájlok típusának felmérésére, egy hatékony tárolási rendszer kidolgozására, a könyvtárszerkezet létrehozására, beszélő fájlnevekre. Fontos, hogy az újonnan keletkező állományok is a megfelelő helyre kerüljenek, jó fájlnevekkel.
  • ARCHIVÁLÁS – ADATMENTÉS
    Nem lehet eléggé hangsúlyozni a fontosságát. Jellemző ugyanis, hogy minden fontos dolgot a számítógépünkön tárolunk, azt gondolva, hogy az mindig ott lesz nekünk és tökéletesen is fog működni, így a számunkra sokszor életbevágóan fontos dokumentumok a legnagyobb biztonságban vannak. Sajnos ez olyan illúzió, amire már nagyon sokan ráfizettek.
    Folyamata: Szükség van a kimentendő adatok körének felmérésére (jó, ha ezek már karbantartott és megfelelően kategorizált, felcímkézett fájlok), ezután valamilyen külső adathordozóra kerülnek az adatok (ennek típusa főleg a meglévő lehetőségektől, illetve a fájlok mennyiségétől függ).
  • SZEMÉLYES SEGÍTSÉG NYÚJTÁSA A SZOFTVEREK HASZNÁLATÁHOZ
    Néhány egyszerű, addig nem használt, vagy csak részlegesen kihasznált programmal rengeteg időt spórolhatunk, és sokkal hatékonyabban tudjuk szervezni mindennapi munkánkat. Apró trükkökkel, eldugott beállításokkal, billentyűkombinációkkal megkönnyíthetjük munkánkat.
    Folyamata: Fel kell mérni, hogy a felhasználó milyen programkörnyezetben van otthon, meg kell tanítani ezek hatékony használatára, az addigi interakciók alapján kiderülnek azok a területek, ahol „szoftverlyukak” vannak, ezekhez egyszerű és megbízható szoftvereket tudunk ajánlani, amelyeket rövid betanítás után az ügyfél önállóan tud használni.
  • ONLINE ÍRÓASZTAL (IGOOGLE, GMAIL, CALENDAR, DOCS)
    Egy személyre szóló internetes kezdőlappal rengeteg időt spórolhatunk meg. Egyetlen oldalról érhetjük el leveleinket, könyvjelzőinket, kedvenc hírportálunk aktuális híreit, az időjárás-előrejelzést, a határidőnaplónkat, szótárakat, és még számos hasznos dolgot. A személyes információszervezés központi eleme tud lenni egy jól beállított, és testre szabott személyes startoldal. Kiemelten hasznos az ilyen kezdőlap, ha több gépről (párhuzamos eszközhasználat!) is szoktunk internetezni.
    Folyamata: Fel kell térképezni, hogy a felhasználó milyen internetes szolgáltatásokat használt eddig. Ezután megismertetjük vele az iGoogle lehetőségeit, az általa használt szolgáltatásokat elérhetővé tesszük számára a saját oldaláról, emellett új területek (gadgetek, RSS csatornák stb.) felfedezésére biztatjuk.
  • MAGÁNCÉLÚ DIGITALIZÁLÁS MEGTANÍTÁSA
    Napjainkban egyre gyakrabban merül fel az az igény, hogy személyes dokumentumainkat, és egyéb gyűjteményeinket archiváljuk, biztonságosabbá tegyük. Ennek egyik jól bevált módja a digitalizálás. Szerencsére ehhez a munkához egyre kifinomultabb, amatőröknek szánt technikai eszközök állnak rendelkezésünkre, sokszor utolérve, néha már-már meghaladva a néhány évvel ezelőtti professzionális készülékek teljesítményét és minőségét. Az ilyen eszközökkel bárki digitalizálni tudja fotóit, iratait, könyveit, hang- és videofelvételeit, tárgy-gyűjteményeit. Azonban ezen a területen is sok tudnivaló van: optimális digitalizálási minőségek, fájlformátumok, szöveges anyagok OCR-ezése stb., amiben egy tréner sok segítséget nyújthat.
    Folyamata: A legfontosabb annak eldöntése, hogy mit akarunk digitalizálni. Ezután megismerkedünk a célhardverrel, ha ilyen még nem áll rendelkezésre, kellő tájékozódás után javaslunk egyet az ügyfélnek. Megismertetjük a kezdő lépésekkel és az alapvető szakismeretekkel; itt kiemelten fontosnak tartom, hogy menet közben az esetlegesen felmerülő problémákat is kezeljük.

Hardvereszközök

A személyes információszervezés jellemzően valamilyen hardvereszközön valósul meg; egyrészt ezért kell foglalkoznunk a PIM eszközhátterével, másrészt pedig történeti okból, hogy képet kapjunk a fejlődés múltbéli és jövőbeli irányairól.

A legegyszerűbb és leguniverzálisabb eset, amikor egy sima asztali számítógépet, vagy jobb esetben egy laptopot használunk munkánk során. A laptop a nagyobb mobilitás miatt előnyösebb, azonban ha jól választjuk meg PIM-eszközeinket, akkor egy asztali PC sem jelent hátrányt. A kategória legnagyobb előnye a rendkívül széles személyre szabhatóság. Könnyedén ki tudjuk alakítani a számunkra legkényelmesebb munkakörnyezetet, hiszen bármilyen programot szabadon telepíthetünk, és részletesen konfigurálhatunk. Fontos elkülönítenünk az asztali offline eszközöket, illetve a különféle online szolgáltatásokat. Az előbbiek általában összetettebbek, és bizonyos típusú munkálatokra alkalmasabbak, de az utóbbi időben az online eszközök annyit fejlődtek, hogy egyre inkább versenyképesek egy-egy professzionális programmal is. Az internetes információszervezés és tárolás legnagyobb előnye kétségtelenül a szabadabb és mobilabb hozzáférhetőség, ezzel sokszor nehéz versenyeznie az asztali megoldásoknak.

Történetileg tekintve a személyes információszervezést lehetővé tévő eszközökre – ahogy sok más területen –, itt is a személyi számítógépekkel indult minden. Ezután következtek a PIM történetéből kihagyhatatlan digitális személyi asszisztensek, azaz PDA-k. Az Apple 1987-en indította útjára a Newton platformot, amely az első ilyen típusú készülék volt. Ez a cég számos forradalmi változást indított el mind az informatika, mind az általunk tárgyalt személyes információszervezés területén. Elég, ha csak az okostelefon kategóriát megteremtő és elterjesztő iPhone-ra, vagy a nem olyan régen megjelent iPad-re gondolunk (ez szintén új kategóriát teremtett: a tábla PC-ket, amelyek éppen az elkövetkező időszakban fogják várhatóan meghódítani az egész világot). A PDA-k létezésének oka és egyben célja tulajdonképpen maga a PIM. A PDA-k legfontosabb alapszoftvereit szintén a PIM betűszóval szokták jelölni, ez talán jól rávilágít az iménti gondolat igazságára. A négy legfontosabb alapszoftver, ami a gyártótól függetlenül minden gépben megtalálható: a naptár, a címjegyzék, a tennivalók és a jegyzettömb [24].

Ezek az eszközök robbanásszerű fejlődést és terjedést mutatnak, mind számukat, mind szolgáltatásaik körét tekintve. Okostelefon alatt ma olyan mobiltelefont értünk, amely birtokában van a digitális asszisztensek összes létező képességének. Az ilyen a telefonokon komoly operációs rendszerek futnak, ugyanúgy megtalálhatóak rajtuk a PIM-es programok, ahogyan régebben a PDA-kon. Az utóbbi időben óriási növekedést mutattak az eladások. A legismertebb okostelefonok és gyártóik: iPhone, Blackberry, HTC, Samsung, Nokia, Motorola. Szinte már az összes mobilgyártó előrukkolt valamilyen modellel. Emellett számos telefonos operációs rendszer (iOS, Android, Windows Phone 7, Symbian, MeeGo, Bada stb.) is verseng egymással ezen a területen. Mindenképpen aktuális és „forró” területét jelentik mind az ICT (information and communication technologies = információs és kommunikációs technológiák), mind a PIM világának. Szintén nagyon aktuálisnak számítanak a korábban már említett tábla PC-k; az előttünk álló hónapokban fog megjelenni sok korábban bejelentett modell. Személy szerint úgy gondolom, hogy az ilyen eszközöknek nagyon fontos szerep jut majd a jövő személyes információszervezésében.

Szinkronizáció

Több helyen említettük már a szinkronizáció fontosságát, most nézzük meg, hogy tulajdonképpen mit is jelent ez a szakszó! Informatikai értelemben akkor használjuk a kifejezést, ha a fizikailag különböző helyeken és eszközökön tárolt adatok egyforma állapotban vannak, mindenütt naprakészek. Ez azonban nem mindig a legutolsó változat dominanciáját jelenti, hiszen képzeljünk el egy mobiltelefonos névjegyet és egy számítógépes címlistában található bejegyzést, amelyek egyébként teljesen megegyeznek. Ha a névjegyhez hozzáírunk egy plusz telefonszámot, a PC-s listából pedig kitörlünk egy e-mail címet, akkor ezek együttese fogja tartalmazni a helyes adatokat. Ilyen esetekben van szükség az adatok összhangba hozására, hogy a két adatbázis ismét konzisztens legyen. A szinkronizáló szoftver megvizsgálja a két adatbázisban történt változásokat, és a két bemeneti forrásból legyárt egy kimeneti adatbázist, amelynek rekordjai teljes összhangban állnak. Így érhetjük el, hogy ugyanazt a naprakész, és minden szükséges adatot tartalmazó adattárat (címlista, telefonkönyv, határidőnapló stb.) minden egyes eszközünkön használni tudjuk.

Egyébként maga a szinkronizáció kettős célt szolgál, hiszen a fent vázolt cél mellett egyfajta backup-ként (biztonsági mentés) is szolgálhat. A szinkronizációra számos szoftver létezik; két fő kategóriát különböztetünk meg: az offline és az online működőket. Ha adataink kényesek, és nem akarjuk senki másra bízni kezelésüket, akkor válasszuk az offline eszközöket, ha viszont teljesen szokványos és hétköznapi adatokkal dolgozunk, akkor bátran használhatjuk az online megoldásokat. Az offline szoftverek hátránya a helyhez kötöttség, nem férünk hozzá bárhonnan a biztonsági mentéshez. Ezzel szemben az online megoldások bárhonnan elérhetők, továbbá képesek a folyamatos szinkronizációra, akár automatikusan végrehajtják azt a háttérben, külön kezdeményezésünk nélkül is.

A Google bizony már a szinkronizációra is kínál ingyenes online eszközt Google Sync néven [25]. A szolgáltatás a google.com/mobile/sync címen érhető el, jó néhány típusú készülékkel hozzáférhető (8. ábra). Használata teljesen ingyenes, csupán egy Google accountra van szükségünk hozzá [26]. „Miután megadtuk a szükséges adatokat, a névjegyeink és a naptárbejegyzéseink a Gmail és a Google Calendar fiókunkba kerülnek. A folyamat viszonylag jól gazdálkodik a sávszélességgel, egy üres szinkronizálás mindössze 8 KB forgalmat generál, 140 darab névjegy elküldése pedig összesen 54 KB adatforgalommal megúszható. A névjegyek a Gmail felületén tetszés szerint szerkeszthetők, a következő szinkronizáláskor a frissített adatok a telefonra kerülnek.” [27] Ha telefonunkat aktívan használjuk jegyzetelésre, határidőnaplós bejegyzésekre, sűrűn fogadunk névjegyeket, akkor mindenféleképpen érdemes egy ilyen online szinkronizációs eszköz használata. A kutató szemével pedig látnunk kell, hogy a különböző eszközök konvergenciája mellett, az azokon tárolt adatok konvergenciája is erősen zajlik. Ez mindenképpen pozitív folyamat, hiszen így létrejön egy egységes, de több helyen tárolt, állandóan naprakész, több táblából álló, konzisztens adatbázis, mely jóval hatékonyabb, mint a sok eszközön tárolt, különböző tartalmú, széttöredezett, egyes részeiben redundáns, kusza, adatbázisnak sokszor nem is nevezhető „valami”.

8. ábra A Google Sync sok fajta eszközön elérhető(http://www.iphoneuserguide.com/wp-content/uploads/2009/02/picture-6.png)

PIM-területek

Most pedig következzen egy katalógusszerű, felülnézeti kép a PIM legfontosabb részterületeiről, mintegy rávilágítva arra, hogy igazából milyen konkrét dolgokról is szól a személyes információszervezés témája. Természetesen javarészt ismert elemekről van szó, azonban mégis fontosnak tartottam összegyűjtésüket.

E-mail

Az elektronikus levelek jó kiindulópontnak tűnnek, ha rendezni akarjuk információinkat, ugyanis a legtöbb ember maximum mappákba teszi az beérkező leveleket. Ha szüksége van egy levélre, nem nagyon használja a sokrétű visszakeresési lehetőségeket, különféle szűrőket. Az utóbbi időben nagy népszerűségre tett szert néhány online levelezőrendszer, amelyek bizonyos szolgáltatásaikat tekintve túlmutatnak az asztali levelezőkliensek funkcionalitásán (3. ábra).

3. ábra A Gmail felülete(http://aleafalls.com/wp-content/uploads/2009/09/Screen-shot-2009-09-25-at-10.26.50-PM.png)

Címjegyzék

Egy jó címjegyzéknek szorosan kapcsolódnia kell az e-mail-alkalmazásunkhoz, mivel legtöbbször e-mailben kerülünk kapcsolatba új emberekkel, így kézenfekvő, hogy egyúttal el tudjuk tárolni az új ismerős adatait, arról nem beszélve, hogy egy új levél megírásakor is hasznos, ha nem kell hosszasan keresgélnünk a partner e-mail címét. Nem szabad elfeledkeznünk a másik fő kapcsolattárolási módról, a mobilok telefonkönyvéről sem. A fő szabály, hogy lehet több címjegyzékünk, de azokat mindig szinkronizáljuk!

Határidőnapló

A határidőnaplók fő ereje azok naptárszerűségéből fakad. Ez az egyik olyan terület, ahol egy elektronikus eszköz használatával számtalan új lehetőséget kapunk a hagyományos típushoz képest. Ilyen plusz szolgáltatások a különféle típusú naptárak létrehozásának lehetősége (munka, család, egyéb). Ezek úgy is tudnak viselkedni, mintha egymástól teljesen függetlenek lennének, de szükség szerint össze is vonhatjuk őket egyetlen határidőnaplóvá. Szintén ilyen plusz lehetőség az online eszközöknél a napló megosztása.

Tennivalók

Bizonyos elemeiben hasonlít a határidőnaplóhoz, azonban annál jóval egyszerűbb, mivel hiányoznak belőle a naptárelemek. Jellemzően arra tudjuk használni, hogy felírjuk az aznapi, vagy a következő napi tennivalóinkat, mintegy elektronikus post-it-ként alkalmazva őket.

Jegyzetek

Egyszerű jegyzettömbökről van szó, melyek azt az alapvető igényt hivatottak kielégíteni, hogy szeretünk felírogatni különböző dolgokat, hogy azok később a rendelkezésünkre álljanak. A legfontosabb, hogy bármikor használható legyen, továbbá könnyen elérjük, hogy jó ötleteinket, gondolatainkat le tudjuk jegyezni.

Hírcsatornák (RSS feedek)

Az RSS (Really Simple Syndication) magyarul egyszerűsített hírközlést jelent, melyet a tartalomszolgáltató portálok, weboldalak publikálnak. A hírcsatornák esetében a hír címét és bevezetőjét tartalmazza egy-egy bejegyzés, de egy kattintással a teljes hírhez is hozzájuthatunk. Mivel a felhasználót egyszerre több szolgáltató hírei is érdekelhetik, ezért az RSS olvasóprogramokban több hírcsatorna is szintetizálható [28]. Nemcsak hírportálokra iratkozhatunk fel, hanem például nyomon követhetjük a tv-csatornákon vetített műsorokat, vagy naprakész tájékoztatást kaphatunk kedvenc blogjaink legújabb bejegyzéseiről is.

Levelezőlisták

Több ember összefogása legegyszerűbben levelezőlisták segítségével érhető el. Iskolai csoportok, közös hobbi iránt érdeklődők, de intézmények és cégek is előszeretettel használják munkatársaik tájékoztatására és belső kapcsolattartásra. Minket elsősorban a felhasználó oldaláról érdekelnek, ugyanis nagy levélforgalmuk miatt sokszor rászolgálnak az alapos rendbetételre. Mivel e-mailben érkeznek, a lehetőségeket leginkább az e-mail-kliens határozza meg.

Könyvjelzők kezelése

A könyvjelzők kezelése a web 2.0 megjelenésével fejlődött sokat. Jó néhány online könyvjelző megosztó rendszer (delicious, diigo stb.) jelent meg, ezeket a social bookmarking (társasági könyvjelzőzés) [29] kifejezéssel szokták jelölni. A böngészők több szempontból sem alkalmasak egy bizonyos elemszám fölötti könyvjelzőállomány kezelésére. Másik nagy hátrányuk a helyhez kötöttség. Ezeket a problémákat hivatottak kiküszöbölni az online könyvjelzőkezelő szolgáltatások. Szintén fontos vonás ezeknél a site-oknál a közösségi jelleg és a kedvenc linkjeink más emberekkel történő megosztása.

Katalógusok

Leginkább a hagyományos könyvtári katalógusokhoz hasonló dologról van szó, a különféle gyűjteményeink (videokazetta, DVD, képregény stb.) számítógépes nyilvántartása nagy segítség a visszakeresésnél, egy adott állománynagyság esetén pedig egyenesen nélkülözhetetlen.

Instant üzenetküldők

Egyre többen és többet használnak instant üzenetküldőket (MSN, Skype, Gtalk, Meebo stb.), ahol néha fontos információtömegeket, máskor csak kis információmorzsákat cserélnek ki két vagy több ember között. Nagymértékben meg tudja könnyíteni az életünket, ha ezeket az információkat később is vissza tudjuk keresni, ezért fontos dolog a beszélgetéseink naplózása. Nem szabad azonban megfeledkezni adataink biztonságáról, így a naplókat mindig titkosítsuk!

Közösségi oldalak

Az eddigi felsorolásból talán kicsit kilógnak, azonban mégis idekívánkoznak, hiszen ezek a szolgáltatások kapcsolati hálónk szervezésére, nyilvántartására szolgálnak, továbbá olyan kommunikációs és megosztó funkciójuk is van, amely mindenképpen a PIM fennhatósága alá tartozik. Meg kell még említenünk, hogy aki több ilyen oldalon is regisztrál, annak gondot okozhat ezek egyidejű figyelemmel kísérése és napi karbantartása (visszaigazolások, üzenetváltások, privacy védelme), tehát ezen a téren is fontos szerepe lenne a PIM-elvek és technikák ismeretének.

Könyvtárosok PIM-szolgáltatásai

Google Desktop Search

A Google Desktop Search (GDS) programot úgy kell elképzelnünk, mintha a Google webkeresőjét telepítenénk a saját számítógépünkre. Természetesen nem csak a Google rendelkezik asztali keresőalkalmazással, van ilyen a Microsoftnak és a Yahoo-nak is, sőt kisebb szoftvercégek is foglalkoznak ilyen alkalmazások fejlesztésével. Írásomban sokszor hivatkozom a Google különböző szolgáltatásaira, ezt nem egyoldalúságból vagy részrehajlásból teszem, hanem azért, mert tényleg kiemelkedő és rendkívül hasznos alkalmazásokról van szó. A cég annyi ingyenes és újszerű szolgáltatást nyújt, hogy szinte megkerülhetetlen a PIM világában.

Felmerül a kérdés, hogy mivel tud többet a GDS, mint a Windows beépített keresője, vagy akár a Total Commander keresője. A titok az indexelésben rejlik, mivel a program indexeli a gépünkön lévő fájlokat, így a keresés jóval gyorsabbá válik, mint a régebbi típusú keresőknél. Teljes szövegű keresést tesz lehetővé többek között az e-mailek, dokumentumok, zenefájlok, fényképek, chatbeszél-getések, a Gmail-fiókunk és az általunk megtekintett weboldalak között. Egy ilyen típusú keresés sokban különbözik egy szokványos webes kereséstől, mivel sokszor olyan többletinformációval, meta-adattal, vagy valamilyen asszociációval rendelkezünk a keresett elemről, amelyet ki is használunk. Ilyen lehet például egy levél feladója, vagy egy fájl érkezésének időpontja is [30]. Miután telepítettük a szoftvert, az hozzálát a gépen tárolt e-mailek, fájl-ok és internetes előzmények indexeléséhez. A program csak akkor végzi ezt az egyszeri indexelést, ha a számítógép több mint 30 másodpercig tétlen. Ez a tevékenység tehát nem lassítja a gépet, viszont az elemek számától függően akár több óráig is eltarthat. Az alkalmazás mindig naprakészen tartja az indexet: amint e-mailt kapunk, fájlokat módosítunk, vagy megnézünk egy weboldalt, rögzíti az új adatokat [31]. Egy keresőszó begépelésekor azonnal megkapjuk az egyezéseket, azonban lehetőségünk van az összes találat listaszerű megjelenítésére is (4. ábra). Ezek már egy web-böngészőben jelennek meg. A GDS nemcsak a számítógépen való keresésben, hanem az interneten történő információgyűjtésben is segít, az oldalsáv és a modulok pedig megkönnyítik az adatok rendszerezését. De mi az az oldalsáv? Ez egy személyre szabott felület, ahová különböző gadgeteket illeszthetünk be. Rengeteg ilyen modult szerezhetünk be az internetről. Számosat a Google készített, de jó néhányat teljesen független fejlesztők programoztak.

4. ábra Google Desktop Search(http://4.bp.blogspot.com/_ZaGO7GjCqAI/R_AWzepQvDI/AAAAAAAAIUI/2ppwih4wn9U/s640/google-desktop-hyper.png)

Miért került a szolgáltatás ismertetése a könyvtárosok PIM-szolgáltatásai közé? Ennek két oka is van. Egyrészt maguknak a könyvtárosoknak is rendkívül hasznos a program, ha gyorsan szeretnének megtalálni valamit, akár a saját gépükön, akár a világhálón. Másrészt pedig egy könyvtárosnak mint információszervező szakembernek, kötelessége megismertetni az ehhez hasonló hatékony eszközöket a hozzá forduló felhasználókkal. Remélhetőleg a PIM vívmányaiban jártas emberként mentorálni tudja az információkezeléshez kevésbé értő embereket. Ehhez a mentoráláshoz olyan hatékony és egyszerű eszközök bemutatására van szükség, mint amilyen ez a kereső.

iGoogle

A GDS-hez szorosan kapcsolódva (jó néhány gadget mindkét felületen használható) most a kedvenc PIM-es eszközömet fogom bemutatni. Az iGoogle egy személyre szabott kezdőoldal, melynek lényege, hogy egyetlen lapról szinte az összes általunk használt webes szolgáltatást, illetve weboldalt el tudjuk érni. Az iGoogle 2005 szeptemberében indult a hivatalos Google blog szerint, ekkor még Personalized Home volt a neve [32]. Én 2007 májusa óta használom teljes megelégedéssel. Ekkorra tehető egyébként az oldal teljes körű megújulása is [33]. Saját oldal létrehozásához természetesen regisztrálni kell, illetve ha már van Google accountunk [34], akkor azzal is be tudunk lépni. Egy személyes kezdőoldal létrehozása jó „móka”, leginkább talán egy Lego-vár felépítéséhez tudnám hasonlítani. Számtalan elem áll rendelkezésünkre, melyeket felhasználhatunk az építkezés során. A cél az, hogy egy kézreálló, minden szükségeset tartalmazó (de nem túlzsúfolt!), esztétikus webhelyet hozzunk létre. Számomra a dolog legfőbb vonzerejét az jelenti, hogy egyetlen felületen integrálhatjuk az összes eddig említett PIM-eszközt és -szolgáltatást, melyhez bárhol hozzáférhetünk, teljesen eszközfüggetlen módon. Egy ilyen aggregáló oldal nagy segítség tud lenni egy kezdő internetező számára, de képes az internetfüggő felhasználók igényeit is kielégíteni. Munkánkhoz ugyanolyan jól használható, mint szórakozáshoz.

Miért jó a kezdő internetezőnek? Egy olyan stabil helyet nyújt az oldal (kezdőlapként beállítva), amely nagy bátorságot ad egy a világhálóval csak most ismerkedő felhasználónak, hiszen ezen az oldalon összegyűjtve mindig mindent megtalál, így nem kell attól tartania, hogy „elveszik” az interneten.

Egy állandóan az interneten „lógó” ember talán még inkább ki tudja használni a szolgáltatás nyújtotta előnyöket, mivel itt folyamatosan nyomon tudja követni az összes általa bedrótozott online történést. Egy felületen kap értesítést az új levelekről, az IM üzenetekről, a tennivalókról, a találkozókról, a legfrissebb hírekről, a pontos időről stb. Jó néhány hasznos segédprogram „telepítése” is megoldható. Több fajta szótár, keresőgép, óra, számológép, játékprogram, útvonaltervező, időjárás-jelentő szoftver, IM program stb. applikálására nyílik lehetőségünk. Rendelkezésünkre áll egy könnyen hozzáférhető, post-it-szerű jegyzettömb, melyre bármikor rögzíthetjük az eszünkbe jutó és megjegyzésre érdemes gondolatokat. Ezek mellett közvetlenül hozzáférhetünk a Google összes szolgáltatásához, egyetlen gombnyomással, külön bejelentkezés nélkül (5. ábra).

Természetesen az oldal integrálja a Google fő termékét, a webkeresőt is. Annyi pluszt kapunk egy sima kereséshez képest, hogy az általunk beírt keresőszavak, illetve a megtekintett oldalak mentésre kerülnek a Keresési előzmények szolgáltatás keretében. Részletes statisztikák is rendelkezésünkre állnak a keresési tevékenységünkről (megtudhatjuk például, hogy melyik napon vagy melyik hónapban kerestünk a legtöbbet). Az időbeli bontás mellett az is kiderül, hogy milyen kulcsszóra kerestünk legtöbbször.

A kezdőoldalon tárolhatjuk a teljes, katalogizált könyvjelzőgyűjteményünket is, mivel lehetőség van az elemek címkézésére (ezzel elkülönítésére és rendezésére). Ez tulajdonképpen egyfajta könyvjelző-katalógus, amely egy modern osztályozási rendszer segítségével valósítja meg a katalogizálást [35]. A fő előny egy statikus, böngészőbeli könyvjelzőgyűjteményhez képest akkor jelentkezik, ha több helyről használjuk az internetet. Nem okoz ugyanis problémát, hogy az adott gépen nincsenek mentve az éppen szükséges URL-ek, mivel a kezdőlapunkról egy kattintással elérhető bármely tárolt cím.

Startoldalunkra tetszés szerint köthetünk be RSS feedeket, így bármikor naprakészek lehetünk a világban történt eseményeket illetően, de emellett könnyedén figyelemmel kísérhetjük kedvenc blog-jaink legújabb bejegyzéseit is.

5. ábra Így néz ki az iGoogle

Maga a felület igényes, átlátható, tetszés szerint alakítható a különböző témák alkalmazásával, melyek közül jó néhány dinamikus (a napok múlásával, illetve a napszak és évszak változásával a témák maguktól változnak). A beépített tartalmak boxokban jelennek meg, amelyeket jól tudunk szegmentálni, saját elrendezést használva, akár több oldalra szétbontva a tartalmakat.

Az iGoogle nagy segítség lehet a könyvtárosoknak, főleg a sok különböző beépített keresési szolgáltatásával, illetve a lefolytatott keresési eredmények rögzítésével, melyek így bármikor előhívhatókká válnak. Szintén jó szolgálatot tehetnek: a könyvjelzőkezelő, a térkép, illetve az integrálható fordítóprogramok is. Bátran ajánlhatjuk az olvasóknak, illetve a hozzánk forduló internet iránt érdeklődő kezdő felhasználóknak is. Véleményem szerint szintén jól alkalmazható egy internet-használói tanfolyamon is, mint a web ablakát szélesre táró induló felület. Személy szerint már sok emberrel ismertettem meg a szolgáltatást, akik azóta is nagy megelégedéssel használják.

Állományrendezés

A nagy elemszámú, különböző típusú magángyűjtemények, és egyéb dokumentumtárak az egyes magángépeken, szinte „ordítanak” a rendszerezésért. Régebben divat volt listákat és nyilvántartásokat létrehozni a Microsoft Office különböző programjaiban. Néha egész komoly listák készültek a Word, az Excel és az Access szoftverek segítségével. Ezek a programok eltérő célt szolgálnak (szövegszerkesztő, táblázatkezelő, adatbázis-keze-lő), így változó minőségű nyilvántartások születtek. Bizonyos típusú gyűjteményekhez az egyik program kevésbé volt használható, míg másokhoz jobban. Azt kijelenthetjük, hogy professzionális katalógusok készítésére nem voltak alkalmasak.

Azt is érdemes megvizsgálnunk, hogy milyen típusú gyűjtemények katalogizálását kell biztosítanunk az érdeklődök számára. Természetesen a könyv mind hagyományos, mind elektronikus formában az egyik fő katalogizálandó dolog. Sokszor előfordulnak katalogizálandó CD- és DVD-gyűjtemé-nyek, illetve szintén említésre méltóak az mp3 formátumú zenei gyűjtemények. Ezek mellett természetesen számtalan más kollekció is létezhet (pl.: ásvány, söralátét, bélyeg, képeslap), amelyek egytől-egyig alkalmasak (több-kevesebb munkabefektetéssel) a számítógépes katalogizálásra és egyfajta állományrendezésre.

Éles választóvonalat figyelhetünk meg a már eredetileg is számítógépen lévő, elektronikusan tárolt állományok (e-book, mp3), és a valamilyen fizikai hordozón helyet foglaló tartalmak (könyv, DVD) között. Azt gondolnánk, hogy a számítógépen tárolt fájlokkal egyszerűbb a dolgunk, hiszen azok már eleve ott vannak, nem kell semmilyen plusz információt felvinnünk a gépre. Ez sokszor valóban így van, azonban jó néhány esetben olyan fontos metaadatok hiányoznak, amelyek nélkül a hatékony állományrendezés, illetve katalogizálás lehetetlen. Ilyenkor ezeket a metaadatokat pótolnunk kell. Másrészt a számítógépes állományoknál mindenféleképpen szükség van egy átlátható és következetes szisztéma szerint történő rendszerezésre. A katalogizálásnak e nélkül nem nagyon van értelme, mivel a visszakereshetőség erősen kérdésessé válik. Egy hatékony fájlrendszer kialakítása sokszor feleslegessé teszi a különálló katalógus létrehozását, mert maga a mappaszerkezet (esetlegesen metaadatokkal kiegészítve) egyfajta önálló katalógust valósít meg. A külsős információhordozóknál (pl. optikai lemezek, flash-memóriák) már sokkal inkább szükség van a szorosan vett katalogizálásra, mivel itt nem tudjuk azt a fajta könyvtárszerkezetet megvalósítani, mint a fenti esetben.

Nagyon sok jó katalógusprogram áll a rendelkezésünkre, ezek közül kettőt külön is kiemelnék. (A professzionális integrált könyvtári rendszereket a laikus felhasználók számára való elérhetetlenségük miatt kihagyom a sorból.) Elsőként a könyvek világára szakosodott BookCAT programról szólnék néhány szót (6. ábra). A programot tulajdonképpen úgy kell elképzelnünk, mint az integrált rendszerek katalogizáló modulját. Nyilvántartja, milyen könyveink vannak, azokat hol találjuk (pl. melyik polcon, kölcsönadtuk-e), egyúttal statisztikákat is készít róluk. A számtalan mező révén információk tömegét jegyezhetjük fel: szerző, cím, kiadó, ISBN szám, megjelenési idő, megjelenési hely, oldalszám, eredeti cím, fordítások stb. Korlátlan számú könyv kezelésére képes, létrehozhatunk benne egyedi adatmezőket. Rugalmas keresőrendszere és jelentéskészítője van, és akár HTML-t is tudunk generálni az adatokból. A 6.1-es változattól automatikusan letölthetjük a könyvek adatait az internetről [36].

6. ábra BookCAT

Másodikként a Where Is It? programot mutatnám be, melyet évek óta használok DVD-k nyilvántartására, de egy fotós magazin például fényképek osztályozására ajánlja [37]. A szoftver magyar nyelvű, a fájlokat bármilyen hordozóról (merevlemez, CD, DVD, pendrive stb.) képes beolvasni (7. ábra). Fontos, hogy nemcsak a fájlneveket, és egyéb natív adatokat (kiterjesztés, dátum stb.) olvassa be, hanem a kiegészítő metaadatokat is, például képeknél az EXIF infót, zenéknél az mp3-tageket. Képes a tömörített állományokban való tallózásra is. A fotós magazin kiemeli, hogy a program alkalmas bélyegképek készítésére is, így valóban jól használható fotók és egyéb képek katalogizálására. Érdemes több katalógust létrehozni a különböző típusú állományainknak, például egy E-könyvek vagy egy Zenék nevűt. Ezek egyszerre is betölthetők, így tehát együttesen kereshetők. A szegmentációt elősegítendő lehetőségünk van különböző csoportok létrehozására. Az egyes katalógusokat jelszóval is le tudjuk védeni, hogy elkerüljük a jogosulatlan hozzáférést. Rendkívül fontos, hogy a szekciókat, de akár az egyes elemeket külön-külön metaadatokkal tudjuk ellátni, amelyek azután természetesen visszakereshetők. Emellett címkézni is tudunk, bővítendő az osztályozási alternatíváinkat. Lehetőség van nyilvántartásunk frissítésére, így ha megváltozott a gyűjtemény tartalma (pl. elcseréltünk egy DVD-t, új e-könyveket szereztünk), akkor frissíteni tudjuk a katalógust [37].

7. ábra Egy Where Is It? katalógushttp://i1-news.softpedia-static.com/images/reviews/large/WhereIsIt373_005_Large.png

Personal Information Trainer

Korábban említés szintjén már volt szó a fejezet címében megnevezett trénerről. Stuart Basefsky, akire a kifejezés kapcsán szinte kizárólagosan hivatkoznak, a következőképpen írja le ezt a tisztséget: „A PIT olyan könyvtáros, vagy információval foglalkozó szakember, aki a cég munkájában kulcsfontosságúnak ítélt személyek előrehaladásáért felelős. Feladata, hogy gondoskodjon mindarról, ami a munkafolyamatok maximális elvégzéséhez szükséges: elsősorban a naprakész információról, amely nélkül kreatív és produktív munka nem képzelhető el.” [38]

Fontos kiemelnünk, hogy a szerző mindenféleképpen a könyvtárosság oldaláról induló szakembert képzel el potenciális trénerként. Ezzel egyrészt a könyvtárosok sokszor beszűkült perspektíváját és foglalkoztatási lehetőségét szeretné szélesebbre tárni, másrészt cél a könyvtárosi hivatást választó emberek megcsappant önbecsülésének helyreállítása is. Az írás a PIT szakembert egyértelműen céges, illetve egyetemi környezetben képzeli el. Egy szolgáltatásorientált tevékenységről van szó, hiszen a tisztség létrehozásával tulajdonképpen a könyvtárban már eddig is használt, és bevált eszközöket próbálja exportálni egy más típusú környezetbe. Ki kell emelnünk a dolog személyes voltát, mivel mindig egy konkrét személy áll a középpontban, aki a külön figyelem miatt privilegizálva érezheti magát. Ezáltal bátrabbá, és egyúttal szabadabbá is válik a tanulási folyamat, hiszen míg eddig neki kellett volna elmennie, és tulajdonképpen kinyomoznia az adott probléma lehetséges megoldását, most az összes felmerülő kérdését felteheti egy személyesen csak vele foglalkozó információs szakértőnek. A szolgáltató, a tréner mintegy „házhoz megy”, hogy egyénileg tudjon foglalkozni a segítséget igénylő felhasználóval. Felméri az egyén információs környezetét, megvizsgálja az általa használt eszközöket, az információk tárolását, áramlását. Miután mindez megtörtént, személyre szabott tervet dolgoz ki a kevésbé hatékony dolgok megváltoztatására és a folyamatok átalakítására. Természetesen szorosan bevonja a „megrendelőt”, hiszen ahogyan említettem, egyben egy tanulási folyamatról is szó van a tanácsadás során. Nem az a lényeg, hogy egy kész rendszert alkossunk az ügyfélnek, sokkal inkább a tanácsadáson és tanításon van a hangsúly.

Basefsky néhány konkrét példát mutat be, amelyek megvalósultak egy PIT szolgáltatás keretében. Az első tréning során a Cornell Egyetem Humán Erőforrás (HR) osztályának alelnöke volt a segített személy. Egy intenzív képzés során különböző internetes adatbázisokat mutattak neki, így jóval hatékonyabbá és meggyőzőbbé vált a személy internethasználata, beleértve a mély web területét is. A tréning hatására az egész HR osztály elkezdett érdeklődni a képzés iránt, ezáltal a döntéshozóknál a középpontba került a könyvtár intézménye. Látták, hogy ott jó és hasznos tevékenységek zajlanak, így szívesen fizették elő azokat az adatbázisokat, amelyeket többek között a PIT szakember is használt a képzés során, de egyébként az egész egyetemnek is szüksége volt rájuk, hogy az egyetemi polgárok naprakészek lehessenek a szakirodalmat illetően.

A második példában a célszemély a Duke Egyetem vezetője volt. A tanulási folyamat főként itt is olyan adatbázisok megismertetésével zajlott, amelyek eddig ismeretlenek voltak az igazgató előtt. Jellemzően adminisztrációval, illetve bizonyos oktatáspolitikai kérdésekkel foglalkozó adattárakkal ismertették meg az egyetem vezetőjét, ezáltal jobban értesült a legújabb trendekről, és hatékonyabban tudott lobbizni az egyetem érdekében [22].

Basefsky cikke nagy népszerűségre tett szert, nem csak könyvtárosi berkekben. Méltán hivatkoznak rá annyian, mivel rávilágít arra, hogy a világ változásával a könyvtárosnak nem elég passzív szereplőként részt vennie az információszolgáltatásban. Nem ülhet a saját várában (könyvtárában) arra várva, hogy az olvasók majd odamennek hozzá és elmondják a kívánságaikat. Meg kell jelennie a szolgáltatáspiacon, mint az információ kezelésének csínját-bínját ismerő szakember, meg kell keresnie a potenciális ügyfeleket, felkínálni nekik a portfólióját, az üzlet létrejöttét követően pedig tréningszerűen meg kell tanítania a megrendelőt a hatékonyabb információszervezési módszerek alkalmazására.

A „personal information trainer” kifejezést Basefsky előtt már Michael Baldwin is használta 2006-ban egy könyvtáros szakfolyóiratban megjelent írásában [39]. Ő a PIT-et a könyvtárosság identitáskeresésének egy lehetséges célállomásaként látja.

Ma még sajnos nem igazán sikerült elterjednie a PIT-nek mint konkrét, kézzelfogható szakmának, bár egyedi esetek természetesen vannak. Ha létrejönnek ilyen személyes tréningek és segítségnyújtások, a szakember valószínűleg nem nevezi magát personal information trainer-nek, ahogy a megrendelő sem alkalmazza ezt a kicsit talán bonyolult megnevezést. Arra mindenféleképpen szükség volna, hogy fejlesszük az emberek személyes információszervezési és -kezelési képességét, mert az információk nagy mennyisége, és összetettsége miatt nagyon sok esetben ez még túl kezdetleges és szegényes. Sokszor például teljesen esetleges és véletlenszerű a használt eszközök köre. Magyarországon – több más terület mellett – az informatika terén is tapasztalható fáziseltolódás (az internet-penetráció alacsonyabb foka, a világháló későbbi térhódítása, digitális szegénység és digitális írástudatlanság) miatt még inkább szükség volna a PIT által nyújtott szolgáltatásokra, nevezzük a szolgáltatást nyújtó személyt bárhogyan.

Miért jó nekünk a PIM?

Remélhetőleg az eddigiek meggyőzően szóltak arról, hogy információinkat érdemes szervezni, minél hatékonyabb rendszereket kialakítani, hiszen ezzel rengeteg idő és bosszankodás megtakarítható. Új dolgokat is érdemes kipróbálnunk, noha ezek nem mindig váltják be a hozzájuk fűzött reményeket, azonban csak így fejlődhetünk tovább, illetve fejleszthetjük az éppen valamilyen fokon álló információs környezetünket. Valószínűleg soha nem fogunk ezen a téren végleges és állandó állapotot elérni, ha mégis, akkor elkezdhetünk aggódni, hogy valami nincs rendben, mivel az újítások és innovációk folyamatosak ezen a területen, amelyeket célszerű figyelemmel kísérni, és az arra érdemeseket szervesen beépíteni a már meglévő személyes információmenedzsment-rendszerünkbe. Ha ez megtörténik, akkor nagy valószínűség szerint állandóan egy korszerű és teljes információs rendszert tudunk használni. Az eszközeinkhez való hozzáférésbe nem kell többletenergiát fektetnünk, mindig ott, akkor és úgy állnak rendelkezésünkre, ahogyan az nekünk optimális. A cél a minél nagyobb fokú információs kényelem és komfort elérése. Az, hogy elkerüljük a káoszt, és az ebből fakadó frusztráltságot.

Az is egyértelmű, hogy nem létezik egyetlen, üdvözítő PIM-stratégia: mindenki magának épít, hiszen igazából csak mi tudjuk, hogy mire van valójában szükségünk. Azonban ez nem azt jelenti, hogy az építkezés során nem szükséges a segítség, amelyet az információkezelés legnagyobb mesterei, a könyvtárosok tudnak leginkább megadni. De először nekünk, könyvtárosoknak kell alkalmaznunk ezeket az eszközöket. Meg kell tanulnunk, hogy mi az, ami hatékony és jól működő, és mi az, ami kevésbé hasznos és kerülendő. A Gutenberg-galaxis átalakulásával nem szűnnek meg a könyvtárosság hagyományos értékei. Továbbra is ki kell szolgálnunk a társadalom információ utáni vágyát. Alakítsuk ki tehát először a saját PIM-stratégiánkat, majd tanítsuk meg az embereket, hogy nem feltétlenül kell belefulladniuk a töménytelen információba, és eltévedniük a sok-sok elérhető modern kütyü világában. Adjunk kezükbe olyan szúró- és vágófegyvereket, melyekkel vissza tudják verni az őket érő információs rohamot!

Beérkezett: 2010. X. 12-én.

Nagy Gyula az SZTE BTK V. éves informatikus könyvtáros MA szakos hallgatója, az SZTE EK operátora.
E-mail: gyula.nagy@bibl.u-szeged.hu


Irodalom

  1. Egyéni/személyes információmenedzsment tanfolyam.
    http://mek.oszk.hu/~mekdl/pim/pim_1nap1.htm
  2. Personal information management.
    http://en.wikipedia.org/wiki/Personal_information_ management - 2009.02.06.
  3. BUSH, Vannevar: As we may think. = The Atlantic Monthly, 176. köt. 1. sz. 1945. július, p. 101-108.
  4. TEEVAN, Jaime – JONES, William: Personal Information Management. = Communications of the ACM; 49. köt. 1. sz. 2006. p. 41.
  5. LANSDALE, M.: The psychology of personal information management. = Applied Ergonomics, 19. köt. 1. sz. 1988. p. 55–66.
  6. KARGER, David – JONES, William: Data unification in personal information management. = Communications of the ACM, 49. köt. 1. sz. 2006, p. 77–82.
  7. Resources for Personal Information Management.
    http://pim.ischool.washington.edu/index.htm
  8. ELSWEILER, David [et al.]: Role of Memory in PIM.
    http://pim.ischool.washington.edu/pim06/files/elsweiler-paper.pdf
  9. HAWKEY, Kirstie – KORI, M.: Inkpen: Incidental Information Privacy and PIM.
    http://pim.ischool.washington.edu/pim06/files/hawkey-paper.pdf
  10. SINGH, Gurminder: PIM for Mobility.
    http://pim.ischool.washington.edu/pim06/files/singh-paper.pdf
  11. KRISHNAN, Ajay, [et al.]: Semantic 'LS' – An Approach for Personal and Private Group Information Management.
    http://pim2008.ethz.ch/papers/pim2008-krishnan-etal. pdf
  12. COLLINS, Anthony – KAY, Judy: Collaborative Personal Information Management With Shared, Interactive Tabletops.
    http://pim2008.ethz.ch/papers/pim2008-collins-etal.pdf
  13. HSIEH, Ji-Lung, [et al.]: A Web-based Tagging Tool for Organizing Personal Documents on PCs.
    http://pim2008.ethz.ch/papers/pim2008-hsieh-etal.pdf
  14. JONES, William – TEEVAN, Jaime: Personal Information Management. University of Washington Press, 2007.
  15. JONES, William: Keeping Found Things Found: The Study and Practice of Personal Information Management. Morgan Kaufmann, 2007.
  16. ETZEL, Barbara – THOMAS, Peter: Personal Information Management: Tools and Techniques for Achieving Professional Effectiveness. NYU Press, 1999.
  17. POLLAR, Odette: Surviving Information Overload: How to Find, Filter, and Focus on What's Important. Crisp Learning, 2003.
  18. WEINBERGER, David: Everything Is Miscellaneous: The Power of the New Digital Disorder. Holt Paperbacks, 2008.
  19. LEHIKOINEN, Juha [et al.]: Personal Content Experience: Managing Digital Life in the Mobile Age. Wiley-Interscience, 2007.
  20. Managing the Digital University Desktop.
    http://www.ils.unc.edu/digitaldesktop
  21. Tájékoztató az INKA tanfolyamairól.
    http://www.inka-alap.hu/index.php?option=com_ content&task=view&id=39&Itemid=70
  22. BASEFSKY, Stuart: The Personal Information Trainer. = Information Outlook, 11. köt. 11. sz. 2007, p. 11-17.
  23. Z. KARVALICS László: Információ- és tudásszolgáltatások: honnan hová? = Hetesi Erzsébet, Majó Zoltán, Lukovics Miklós [szerk.] Szolgáltatások világa. JATEPress, Szeged, 2009. p. 143–156.
    http://www.eco.u-szeged.hu/egyetemrol/tudomanyos-kozlemenyek/szte-gazdasagtudomanyi/ szolgaltatasok-vilaga/zkarvalics
  24. Mi is az a PDA?
    http://www.technet.hu/pdamania/20040407/mi_is_az_a_pda
  25. Sync your contacts and calendar with your phone.
    http://gmailblog.blogspot.com/2009/02/sync-your-contacts-and-calendar-with.html
  26. Google Sync a gyakorlatban.
    http://www.azso.hu/?p=1930
  27. Kipróbáltuk: Google Sync.
    http://www.technet.hu/telefon/20090326/kiprobaltuk_google_sync
  28. RSS, Magyar Telekom. http://www.telekom.hu/rss
  29. Social bookmarking.
    http://en.wikipedia.org/wiki/Social_bookmarking
  30. CUTRELL, Edward, [et al.]: Searching to Eliminate Personal Information Management. = Communications of the ACM, 49. köt. 1. sz. 2006, p. 60.
  31. Google Desktop funkciók.
    http://desktop.google.com/hu/features.html
  32. Adding a few sprinkles.
    http://googleblog.blogspot.com/2005/09/adding-few-sprinkles.html
  33. Személyesebb lett a Google.
    http://index.hu/tech/net/igoo070502
  34. Google Account.
    http://hu.wikipedia.org/wiki/Google_Account
  35. Terjed a címkézés a netezők körében.
    http://www.origo.hu/techbazis/internet/20070201terjed.html
  36. BookCAT 6.1.
    http://www.sg.hu/cikkek/24509/bookcat_6_1
  37. WhereIsIt? – ha nem találunk már semmit.
    http://magazin.fotomarket.hu/article.php?id=283
  38. BASEFSKY, Stuart: The Personal Information Trainer. MANCI Ref. Vasbányai Ferenc.
    http://w3.oszk.hu/manscr/wwwi32.exe/%5Bin=ref1.in%5D/?08/098*60567
  39. BALDWIN, Michael: Librarians As Knowledge Provocateurs. = Public Libraries, 45. köt. 2. sz. 2006, p. 11–14.

Nyomtatható verzió